Ein junger Mann hält die eGK und ein Smartphone in der Hand
eCare

So befüllen Sie Ihre elektronische Patientenakte

Lesedauer unter 5 Minuten

Redaktion

  • Barmer Internetredaktion

Qualitätssicherung

  • Daniel Knödler (Barmer)
  • Bérengère Codjo

Die elektronische Patientenakte ist Ihr sicherer Speicher für Gesundheitsdokumente. Aber wie kommen die Dokumente in die Akte? Hier finden Sie Tipps, wie Sie vorgehen können.

Wenn Sie sich eine elektronische Patientenakte einrichten, ist diese zunächst leer. Denn bisher gab es ja noch keinen Ort, an dem Ihre Dokumente zentral gespeichert wurden, sodass Sie und Ihre Behandelnden darauf hätten zugreifen können. Um Ihre ePA mit Leben zu füllen, können Sie entweder selbst Dokumente hochladen oder diese durch Arztpraxen und medizinische Einrichtungen einstellen lassen.

Die elektronische Patientenakte selbst befüllen

1. Schritt: Relevante Dokumente auswählen

Theoretisch können Sie Ihre ePA mit beliebigen Gesundheitsdokumenten befüllen. Damit Sie und Ihre Behandelnden nicht den Überblick verlieren, ist es jedoch sinnvoll, nur wirklich wichtige Dokumente auszuwählen. Das können zum Beispiel sein:

  • Arztbriefe
  • Diagnosen
  • Gesundheitspässe
  • Ihr Medikationsplan

2. Schritt: Dokumente einscannen oder abfotografieren

Falls Sie Ihre Dokumente noch nicht in digitaler Form vorliegen haben, scannen Sie diese zunächst ein oder fotografieren Sie sie direkt mit Ihrem Handy ab. Achten Sie dabei auf eine gute Auflösung und speichern Sie eingescannte Textdokumente am besten in Schwarz-Weiß oder Graustufen ab. 

  • Möglich sind die Formate .pdf, .jpg/.jpeg, .tiff, .txt, .rtf, .XML, .hl7. 
  • Die Dokumente dürfen jeweils maximal 25 MB groß sein.

3. Schritt: Dokumente aussagekräftig benennen

Damit Sie beim Hochladen einfach den Überblick behalten und direkt wissen, um was für ein Dokument es sich handelt, benennen Sie dieses aussagekräftig:

  • Um welche Art von Dokument handelt es sich, zum Beispiel „Arztbrief“, „Bericht“ oder „Befund“?
  • Um welche Behandlung geht es, zum Beispiel „OP linkes Knie“ oder „Blutabnahme“?
  • Wann fand die Behandlung statt? Eventuell ist zwischen dieser und dem Hochladen in Ihre Akte schon viel Zeit vergangen. 

Diese Angaben helfen Ihnen im nächsten Schritt, einen passenden Titel für das Dokument zu finden. An diesem können sich dann später auch medizinische Einrichtungen orientieren, für die Sie die Dokumente freigeben.

4. Schritt: Dokumente hochladen

In der Barmer eCare-App bieten wir Ihnen im Bereich „Für mich“ zusätzliche Funktionen an, mit denen Sie Gesundheitspässe sowie Ihren Medikationsplan gut sortiert abspeichern können. Alle anderen Dokumente laden Sie in Ihrer Akte hoch, sodass Sie und – nach Freigabe – auch Ihre Behandelnden darauf zugreifen können.

Die elektronische Patientenakte durch Arztpraxen und medizinische Einrichtungen befüllen lassen

Auf Ihren Wunsch können Arztpraxen und weitere medizinische Einrichtungen Dokumente zu Ihrer Behandlung in die ePA einstellen. Bestimmte strukturierte Dokumente (auch medizinische Informationsobjekte oder MIOs genannt) können sogar ausschließlich von Behandelnden hochgeladen und aktualisiert werden. Damit eine Praxis Dokumente in Ihre ePA einstellen kann, müssen Sie dieser dafür zunächst eine Berechtigung erteilen. 

Zum aktuellen Zeitpunkt erfüllen viele Praxen und Krankenhäuser noch nicht die technischen Voraussetzungen, um elektronische Patientenakten zu befüllen. Fragen Sie bei Interesse am besten dort nach.

Welche Dokumente kann eine medizinische Einrichtung auf meinen Wunsch in die eCare einstellen?

  • Medikationsplan: Diesen kann Ihr Arzt erstellen, wenn Sie mindestens drei verschreibungspflichtige Medikamente gleichzeitig einnehmen. Fallen Medikamente weg oder kommen neue hinzu, sollte der Medikationsplan aktualisiert werden.
  • Elektronische Arztbriefe (eArztbriefe): Sie enthalten wichtige Informationen, die Ihr Arzt mit Ihren anderen behandelnden Ärzten zum Beispiel im Rahmen einer Überweisung teilen möchte.
  • Notfalldatensatz: Er beinhaltet medizinische Daten wie Diagnosen, Allergien, Unverträglichkeiten oder Medikamente, die für die Notfallversorgung relevant sind. Der Notfalldatensatz kann auch darauf hinweisen, ob und wo Vorsorgevollmachten, Patientenverfügungen Organ- und Gewebespendeerklärungen vorhanden sind. Auch der Notfalldatensatz sollte bei wichtigen Änderungen aktualisiert werden.
  • Gesundheitspässe: Ausgewählte Gesundheitspässe wie den Impfpass, den Mutterpass, das Kinderuntersuchungsheft (U-Heft) und das Zahnbonusheft können Arztpraxen digital in Ihrer eCare einrichten und aktualisieren.
  • Ihre Laborergebnisse, Therapie- und Behandlungsberichte, Befunde oder Diagnosen

Die elektronische Patientenakte durch die Barmer befüllen lassen

Bisher gibt es mit dem Leistungsüberblick (Patientenquittung) ein Dokument, das die Barmer für Sie in die ePA einstellen darf. Dieses stellt eine Auflistung aller Leistungen dar, die wir für Sie bezahlt haben, wie zum Beispiel ärztliche Untersuchungen und verschriebene Medikamente. Um den Leistungsüberblick in der eCare anzeigen und als PDF herunterladen zu können, müssen Sie uns erlauben, die Daten in Ihre eCare einzustellen. Welche Daten in Ihrer eCare gespeichert sind, können wir nicht sehen.

Da erbrachte Leistungen mit zeitlicher Verzögerung abgerechnet werden, werden die Daten im Leistungsüberblick mit Verzögerung angezeigt. Der Überblick wird einmal im Quartal aktualisiert, sofern sich etwas geändert hat. Dann können Sie abgerechnete Daten aus dem aktuellen Jahr und zwei Jahren zuvor sehen. Aufgrund der Verzögerung bei den Abrechnungen kann es vorkommen, dass Daten aus dem vorherigen Quartal fehlen.

Häufig gestellte Fragen

Sie können Dokumente aus der eCare herunterladen. Achten Sie darauf, diese auch dann sicher zu speichern.

  • Sie haben der eCare-App den Zugriff auf die Galerie Ihres Gerätes noch nicht erlaubt: Dieses können Sie in den Einstellungen Ihres Gerätes nachholen. Wählen Sie unter „Apps“ die eCare-App aus und erlauben Sie den Zugriff auf die Galerie.
  • Sie haben die Funktion „Live Photos“ aktiviert: Bei einigen Geräten ist die Funktion „Live Photos“ vorab eingestellt. Dabei handelt es sich um bewegliche Bildern (ähnlich kurzen Videos), die jedoch nicht in die eCare hochgeladen werden können. Schalten Sie deshalb die Funktion „Live Photos“ aus und probieren Sie es erneut.

Bei einigen Dokumenten finden Sie die Bezeichnung „Sammlung“. Damit ist gemeint, dass es zu diesen Dokumenten verwandte Dokumente geben kann, die zu einer Sammlung zusammengefasst werden. So gehören zum Beispiel der Mutterpass und Hebammendokumente zur Sammlung „Schwangerschaft und Geburt“. Sie selbst können keine Sammlungen anlegen.

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