Ein junger Mann sitzt mit Laptop auf der Fensterbank
eCare

Berechtigungen für die eCare erteilen und anpassen

Lesedauer unter 6 Minuten

Autor

  • Laura Fenger (Barmer)

Qualitätssicherung

  • Daniel Knödler (Barmer)

Das Erteilen von Berechtigungen ist eine wichtige Funktion der eCare. Denn so können Sie ausgewählten medizinischen Einrichtungen erlauben, Dokumente aus Ihrer eCare zu lesen oder neue Dokumente einzustellen. Sie entscheiden, wer auf welche Dokumente zugreifen darf und für wie lange. Hier erfahren Sie, wie es funktioniert.

Arztpraxen und andere medizinische Einrichten haben nicht automatisch Zugriff auf Ihre eCare – sie können Dokumente nur dann einsehen und einstellen, wenn Sie es erlauben.

Dokumente mit behandelnden Ärztinnen und Ärzten zu teilen, kann zum Beispiel sinnvoll sein, um diesen einen Überblick über Ihre Gesundheitsgeschichte, Behandlungen oder eingenommene Medikamente zu geben. So könnte zum Beispiel der Arztbrief einer Facharztpraxis oder aus dem Krankenhaus relevant für Ihren Hausarzt oder Ihre Hausärztin sein. Oder Sie erteilen einer Facharztpraxis Zugriff, damit diese beim Verschreiben eines neuen Medikamentes direkt Ihren elektronischen Medikationsplan aktualisieren kann.

Als die elektronische Patientenakte 2021 eingeführt wurde, war es noch nicht möglich, für jedes einzelne Dokument zu bestimmen, welche Einrichtung dieses sehen darf. Dieses hat sich mittlerweile geändert: Sie können die Einstellungen detailliert für jedes einzelne Dokument vornehmen.

Welche medizinischen Einrichtungen kann ich für den Zugriff auf die eCare berechtigen?

Sie können Arztpraxen, Zahnarztpraxen, Krankenhäusern und Apotheken Zugriff erteilen – Voraussetzung ist, dass diese technisch bereits für den Zugriff auf elektronische Patientenakten ausgestattet sind. Weitere Einrichtungen (zum Beispiel Physiotherapiepraxen) sollen folgen.

Welche Möglichkeit hat eine medizinische Einrichtung, wenn ich sie berechtige?

Je nachdem, welche Einstellungen Sie vornehmen, können Einrichtung wie z.B. Arztpraxen entweder nur Dokumente einstellen oder auch Dokumente einstellen, lesen und löschen. 

Eine Einrichtung mit Leserechten kann Dokumente herunterladen, im eigenen Praxissystem speichern und dort anschauen. Wenn ein Dokument (z.B. Ihr Medikationsplan) nicht mehr aktuell ist, kann die Einrichtung das Dokument in Ihrer eCare löschen und durch ein aktuelles ersetzen. Ärztinnen und Ärzte können auf Wunsch auch neue Dokumente zu Ihrer Behandlung hinzufügen.

Wenn die Einrichtung nicht mehr für den Zugriff auf Ihre eCare-Dokumente berechtigt ist, kann sie auf diese auch nicht mehr zugreifen. Allerdings kann sie weiterhin Kopien einsehen, die sie zuvor in das eigene Praxissystem heruntergeladen hat.

So funktioniert das Erteilen von Berechtigungen mit der eCare-App

Mit der eCare-App können Sie alle Einstellungen detailliert und ganz in Ruhe vornehmen. Erledigen Sie dieses am besten schon in Vorbereitung auf Ihren Arztbesuch. Sie können Zugriff für alle Dokumente erlauben, die sich im Bereich der Akte befinden.

In der App gibt es zwei Stellen, an denen Sie Berechtigungen einstellen können: In den Berechtigungseinstellungen für medizinische Einrichtungen und beim jeweiligen Dokument.

Berechtigung für eine medizinische Einrichtung (z.B. Arztpraxis) erteilen

Tippen Sie auf der Startseite der eCare-App auf "Berechtigungen verwalten" oder auf der unteren Menüleiste auf "Sicherheit" und dann auf die Kachel "Berechtigungen". Hier können Sie bereits berechtigte Einrichtungen einsehen oder neue Berechtigungen erteilen. Das funktioniert folgendermaßen:

  • Suchen Sie nach der Einrichtung und wählen Sie diese aus den Suchergebnissen aus.
  • Überlegen Sie dann, welche Art von Zugriff Sie der Einrichtung geben möchten:
    1. Darf nur Dokumente einstellen
    2. Darf Dokumente einstellen und normale Dokumente lesen bzw. löschen
    3. Darf Dokumente einstellen und normale sowie besonders vertrauliche Dokumente lesen bzw. löschen
  • Zusätzlich können Sie auch noch festlegen, auf welche Bereiche in Ihrer Akte diese Einrichtung zugreifen darf.
  • Legen Sie im nächsten Schritt fest, wie lange die Einrichtung Zugriff haben darf. Sie können einen Zeitraum einstellen oder einfach "bis auf Widerruf".
  • Prüfen Sie im letzten Schritt Ihre Einstellungen. Sie haben hier zudem die Möglichkeit, einzelne Dokumente vom Zugriff auszuschließen.

Berechtigung für ein Dokument einstellen

Wenn sie ein Dokument hochladen, können Sie eine von drei Vertraulichkeitsstufen wählen: "normal", "vertraulich " oder "streng vertraulich". "Normale" und "vertrauliche" Dokumente können Einrichtungen sehen, die Sie entsprechend berechtigt haben. "Streng vertrauliche" Dokumente können nur Einrichtungen sehen, die Sie beim Dokument explizit dazu berechtigt haben.

So hängen die einzelnen Berechtigungsebenen zusammen

Die Berechtigungsebenen können Sie sich wie unterschiedlich feine Filter vorstellen:

  • Auf der 1. Ebene liegen die Vertraulichkeitskategorien der Dokumente: "normal", "vertraulich " oder "streng vertraulich" sowie die dazu passenden Einstellungen der Praxen und Einrichtungen
  • Auf der 2. Ebene liegen verschiede Bereiche der Akte wie z.B. "Zahnheilkunde " oder "Krankenhaus"
  • Auf der 3. Ebene liegen die Detaileinstellungen der einzelnen Dokumente

Auf der 1. Ebene filtern Sie eher grob, auf der 3. Ebene sehr fein. Sie können Einstellungen auf den verschiedenen Ebenen miteinander kombinieren, um den Zugriff von Einrichtungen auf Ihre Dokumente einzuschränken.

Komplexe Einstellungen müssen aber nicht sein: Wenn Sie z.B. nur sehr wenige Dokumente in Ihrer eCare haben und nur wenige Einrichtungen berechtigen, können Einstellungen auf der Ebene der Vertraulichkeitskategorien ausreichen.

In der Regel gibt es mehrere Wege, um ein bestimmtes Einstellungsergebnis zu erreichen. Wenn Sie besonders sensible Dokumente in Ihrer eCare abgelegt haben, prüfen Sie am besten bei dem jeweiligen Dokument, wer dieses einsehen darf und ob das für Sie so in Ordnung ist. Rufen Sie dazu in der Akte das Dokument auf und tippen Sie auf "Erteilte Berechtigungen".

Häufig gestellte Fragen zu Berechtigungen

Erteilte Berechtigungen können Sie jederzeit anpassen. Gehen Sie dazu in die Einstellungen der jeweiligen Einrichtung oder in die Berechtigungseinstellungen des Dokumentes.

Hochgeladene Dokumente sind standardmäßig der Vertraulichkeitskategorie "normal" zugeordnet. Diese Einstellung können Sie jederzeit anpassen.

Wenn Sie eine eCare haben, aber nicht die App nutzen, können Sie Praxen auch vor Ort für den Zugriff auf Ihre Patientenakte berechtigen. Dafür müssen Sie Ihre Gesundheitskarte in das Kartenlesegerät stecken, die PIN eingeben und den auf dem Display angezeigten Schritten folgen.

Vor Ort wird nur eine vereinfachte Form der Berechtigungsverwaltung angeboten. Wenn Sie Ihre erteilten Berechtigungen einsehen oder diese detailliert pro Dokument vergeben möchten, benötigen Sie die eCare-App oder die Anwendung für PC und Laptop.

Das Verzeichnis der medizinischen Einrichtungen wird zentral von den Kassenärztlichen Vereinigungen (KV) gepflegt und ist aktuell noch nicht vollständig. Es ist möglich, dass einige Praxen und Krankenhäuser noch fehlen und später ergänzt werden.

Einige Praxen werden auch etwas anders benannt als man es zunächst vermuten würde. So können Gemeinschaftspraxen z.B. als Betriebsausübungsgemeinschaften gelistet sein. Probieren Sie es im Zweifelsfall einmal mit der Suche nach Postleitzahl. 

Ja. Sämtliche Aktivitäten in Ihrer eCare werden protokolliert – so können Sie zum Beispiel einfach nachvollziehen können, welche Dokumente von Ihren Ärzten hinzugefügt werden.

Ein Zugriff auf Ihre Dokumente ist immer nur dann möglich, wenn Sie zuvor eine Berechtigung erteilt haben. Ist es Ihnen im Notfall nicht mehr möglich, diese Berechtigung für eine medizinische Einrichtung zu erteilen, kann diese nicht auf Ihre Dokumente zugreifen.

Um einen Notfalldatensatz für den Notfall schnell verfügbar zu machen, lassen Sie diesen von einer Arztpraxis außerhalb der eCare auf Ihrer elektronischen Gesundheitskarte speichern.

Für die Zukunft ist bereits eine Lösung geplant, um einen besseren Zugriff auf Notfalldokumente zu ermöglichen. 

Die elektronische Patientenakte ist Bestandteil des deutschen Gesundheitssystems. Arztpraxen im Ausland sind leider nicht angebunden und können dementsprechend nicht für einen Zugriff berechtigt werden. Dennoch kann es auf Auslandsreisen vorteilhaft sein, wenn Sie Ihre Gesundheitsdokumente in der eCare dabeihaben. So können Sie bei Bedarf Informationen einfach nachschauen.

Über die Berechtigungsfunktionen können Sie ausschließlich Praxen und medizinische Einrichtungen berechtigen. Sie können aber Angehörige als Vertretungen für Ihre elektronische Patientenakte hinterlegen. Diese können dann alle Dokumente in Ihrer Akte sehen und auch Berechtigungen erteilen bzw. anpassen. 

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