Ob bei Krankheit, vor und nach der Geburt eines Kindes oder während der Elternzeit: Wenn Beschäftigte eine längere Zeit nicht arbeiten können, erhalten sie eine sogenannte Entgeltersatzleistung. Was alles dazu zählt und wie das Meldeverfahren funktioniert, erklären wir Ihnen hier.
Was ist der DTA EEL?
Die Abkürzung DTA EEL steht für „Datenaustausch Entgeltersatzleistung“ und umfasst das digitale Meldeverfahren rund um Entgeltersatzleistungen der verschiedenen Sozialversicherungsträger. Eine Entgeltersatzleistung ist eine finanzielle Leistung, die Beschäftigte statt ihres Gehalts bekommen, wenn sie aus bestimmten Gründen nicht arbeiten können. Damit diese Ersatzleistungen berechnet werden können, müssen Sie als Arbeitgeber bestimmte Gehaltsdaten an den zuständigen Sozialversicherungsträger übermitteln.
Was zählt zu den Entgeltersatzleistungen?
Zu den Entgeltersatzleistungen zählen:
- Mutterschaftsgeld vor und nach der Geburt
- Krankengeld bei Arbeitsunfähigkeit oder medizinischer Rehabilitation
- Kinderkrankengeld bei Erkrankung des Kindes
- Arbeitslosengeld bei Arbeitslosigkeit oder beruflicher Weiterbildung
- Übergangsgeld bei Leistungen zur medizinischen Rehabilitation oder zur Teilhabe am Arbeitsleben
- Kurzarbeitergeld und Saison-Kurzarbeitergeld
- Insolvenzgeld wegen Zahlungsunfähigkeit des Arbeitgebers
Diese Leistungen sichern die Betroffenen finanziell ab, indem sie das Gehalt ersetzen. Deshalb wurden sie früher auch Lohnersatzleistungen genannt.
Für diese Entgeltersatzleistungen sind unterschiedliche Träger der Sozialversicherung zuständig. Je nachdem, um welche Leistung es sich handelt, kann die Zahlung beispielsweise von der Kranken- und Pflegeversicherung, der gesetzlichen Rentenversicherung oder der Agentur für Arbeit kommen.
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Wann muss eine Meldung von Ihnen erstellt werden?
Damit Ihre Mitarbeitenden ihre Entgeltersatzleistungen zügig erhalten, benötigen die Sozialversicherungsträger zeitnah alle erforderlichen Informationen. An folgende Fristen sollten Sie sich bei der Meldung halten:
- bei Mutterschaftsgeld: zum Beginn des Mutterschutzes, also sechs Wochen vor dem geplanten Geburtstermin
- bei Krankengeld: wenn absehbar ist, dass Beschäftigte länger als sechs Wochen arbeitsunfähig sind und die Lohnfortzahlung endet
- bei Kinderkrankengeld: sobald ein Elternteil die Erkrankung eines Kindes an den Arbeitgeber meldet und der Freistellungszeitraum abgerechnet wurde
- bei Übergangsgeld: sobald die Entgeltfortzahlung des Mitarbeiters bzw. der Mitarbeiterin während einer Reha-Maßnahme der Rentenversicherung oder Berufsgenossenschaft endet
Auch in allen anderen Fällen sollten Sie eine Meldung abschicken, sobald Sie erkennen, dass eine Entgeltersatzleistung eintreten wird.
Tipp: Nutzen Sie den Fristenrechner um alle wichtigen Fristen zur Entgeltfortzahlung im Blick zu behalten.
Wie funktioniert das Verfahren?
Die Meldung und Übermittlung der Daten erfolgt digital über den sogenannten „Datenaustausch DTA EEL“ (nach § 107 SGB IV). Das Verfahren müssen sowohl Arbeitgeber als auch Sozialversicherungsträger verpflichtend nutzen.
Das Verfahren ermöglicht eine schnelle und reibungslose Kommunikation zwischen den Beteiligten und stellt sicher, dass die Beschäftigten zeitnah die ihnen zustehenden Leistungen erhalten.
Es gibt vereinzelte Ausnahmen: Wird beispielsweise Krankengeld wegen einer Organspende gezahlt, wird die Gehaltsbescheinigung in Papierform erstellt.
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Wohin geht die Meldung?
An wen die Meldung übermittelt wird, hängt davon ab, welcher Sozialversicherungsträger für die Entgeltersatzleistung leistungspflichtig ist. Folgt auf die Entgeltfortzahlung zum Beispiel eine Reha-Maßnahme durch die Rentenversicherung? Dann sind die Gehaltsdaten an diese zu senden. Folgt Krankengeld über die Krankenkasse, muss Ihre Meldung dorthin.
Während eines durchgehenden Leistungsfalles (z. B. Arbeitsunfähigkeit) müssen Sie jedoch immer nur einmal die Gehaltsdaten übermitteln. Wechselt innerhalb dieses Falles der Leistungsträger (Krankengeld > Übergangsgeld der Rentenversicherung > Krankengeld) tauschen die Sozialversicherungsträger die benötigten Daten in der Regel untereinander aus.
Welche Informationen werden über den DTA EEL gemeldet?
Damit die Sozialversicherungsträger die Entgeltersatzleistungen korrekt berechnen und auszahlen können, müssen Sie neben der Höhe des Gehalts auch weitere Daten über den DTA EEL schicken. Dazu zählen zum Beispiel:
- Name des Mitarbeiters bzw. der Mitarbeiterin
- Rentenversicherungsnummer
- Beginn der Abwesenheit
- Dauer der Entgeltfortzahlung
- Betriebsnummer Ihres Unternehmens
- E-Mail-Adresse des Ansprechpartners im Betrieb für die EEL
Zusätzlich zu diesen Angaben müssen Schlüsselzahlen in die dafür vorgesehenen Felder des Systems eingetragen werden. Diese Zahlen erleichtern es den Sozialversicherungsträgern, die Meldungen zu bearbeiten.
Wenn Sie wissen möchten, wie sich der geldwerte Vorteil von Dienstwagen berechnet, finden Sie weitere Informationen in unserem Sozialversicherungslexikon.
Wichtig zu wissen:
Der GKV-Spitzenverband hat auf seiner Webseite umfassende Informationen rund um den Datenaustausch Entgeltersatzleistung veröffentlicht.
Hier finden Sie auch eine ausführliche Anleitung zum EEL-Verfahren mit einer Übersicht der Schlüsselzahlen sowie Fallbeispiele.
Was sollten Arbeitgeber bei der elektronischen Entgeltersatzleistung beachten?
• Achten Sie darauf, dass Sie immer die aktuellste Version Ihres Programms für den DTA EEL nutzen. Das Verfahren und damit auch Ihr Programm wird regelmäßig aktualisiert.
• Vergewissern Sie sich, dass Sie alle Formularfelder korrekt und vollständig ausgefüllt haben. Unvollständige oder fehlerhafte Meldungen bedeuten zeitliche Verzögerung zulasten Ihrer Mitarbeitenden.
• Erstellen Sie eine Meldung, sobald absehbar ist, dass Ihr Angestellter bzw. Ihre Angestellte über die Entgeltfortzahlung hinaus arbeitsunfähig sein wird.
• Sind Sie unsicher, welches Gehalt Sie uns im DA mitteilen müssen und wie ein Dienstwagen bzw. ein E-Bike berücksichtigt werden, finden Sie weitere Informationen unter Arbeitsentgelt bzw. Firmen-PKW und E-Bike.
• Wenn Sie ein Problem mit dem Erstellen von Datensätzen feststellen, wenden Sie sich an Ihren Software-Hersteller.
• Auch Vorerkrankungszeiten Ihrer Beschäftigten müssen Sie über den DTA EEL anfragen. Telefonische Anfragen dürfen wir nicht beantworten