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Lesedauer unter 4 Minuten

Mitarbeiter einstellen und anmelden: Unsere Checkliste für Arbeitgeber

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Autor

Internetredaktion Barmer

Qualitätssicherung

Andreas Ruoff (Barmer)
Inhaltsverzeichnis

Sie expandieren und suchen neues Personal? Oder haben eine Firma gegründet und stellen zum ersten Mal Beschäftigte ein? Wir zeigen Ihnen in einer Schritt für Schritt-Checkliste, an was Sie jetzt denken müssen, wenn Sie Mitarbeiter einstellen und anmelden.

1. Betriebsnummer beantragen

Wenn Sie eine Firma neu gegründet haben und zum ersten Mal Beschäftigte einstellen, müssen Sie eine Betriebsnummer beantragen. Diese Nummer benötigen Sie für alle Meldungen und Zahlungen an die Krankenkasse. Die achtstellige Identifikationsnummer vergibt die Bundesagentur für Arbeit. Auf der Website der Bundesagentur für Arbeit können Sie das entsprechende Formular ausfüllen und direkt absenden. Eine Gebühr wird nicht erhoben.

Betriebsnummer beantragen

2. Arbeitserlaubnis überprüfen

Ihre Bewerberin oder Ihr Bewerber kommt aus dem Ausland? Bevor Sie Fachkräfte aus dem Ausland in Ihrem Unternehmen anstellen, müssen Sie sich vergewissern, dass diese in der Bundesrepublik arbeiten dürfen.

Staatsangehörige der EU-Mitgliedstaaten, der EWR-Staaten (Norwegen, Island, Liechtenstein) und der Schweiz benötigen grundsätzlich keine Aufenthaltserlaubnis für eine Beschäftigung. Angehörige der Drittstaaten brauchen für die Arbeitsaufnahme einen Aufenthaltstitel oder ein Visum.

Zulassung zum deutschen Arbeitsmarkt

3. Beschäftigungsverhältnis klären

Abgesehen von den Arbeitsrechtsvorschriften gilt in Deutschland die Vertragsfreiheit für Arbeitsverhältnisse. Je nach Vereinbarung können Sie zwischen diesen Formen wählen:

  • Unbefristete oder befristete Beschäftigung
    Hierbei handelt es sich um sozialversicherungspflichtige Beschäftigungen. Sie müssen Beiträge für Kranken-, Pflege-, Arbeitslosen- und Rentenversicherung abführen.
  • 450-Euro-Job (Minijob)
    Bei dieser Form der geringfügigen Beschäftigung, dem 450-Euro-Minijob, liegt die monatliche Verdienstgrenze bei 450 Euro. Als Arbeitgeber zahlen Sie pauschale Beiträge zur Kranken- und Rentenversicherung sowie zur gesetzlichen Unfallversicherung.
  • Kurzfristige Beschäftigung
    Eine kurzfristige Beschäftigung darf nicht länger als drei Monate am Stück bzw. 70 Arbeitstage im Kalenderjahr andauern. Beide Parteien zahlen keine Sozialversicherungsabgaben.
  • Midijob
    Der Midijob liegt im Übergangsbereich zur sozialversicherungspflichtigen Beschäftigung. Das Arbeitsentgelt liegt zwischen 450,01 Euro und 1.300 Euro. Arbeitgeber zahlen die vollen Beiträge.
  • Arbeitsverhältnisse zum Zwecke der beruflichen Bildung
    Wenn Sie Auszubildende, Studenten oder Praktikanten einstellen, gehen Sie mit diesen ebenfalls eine Art von Arbeitsverhältnis ein. Statt der eigentlichen Arbeitsleistung steht hier der Bildungszweck im Vordergrund.

Beschäftigungsverhältnis klären

Aktueller Hinweis:
Sie haben während der Corona-Pandemie Kurzarbeit beantragt und möchten dennoch neue Mitarbeiter einstellen? Das ist grundsätzlich möglich, allerdings müssen Sie dabei etwas beachten. Es muss ein wichtiger Grund für die Neueinstellung vorliegen, beispielsweise weil eine Fachkraft mit spezieller Qualifikation fehlt. Und: Vor der Einstellung müssen Sie die Agentur für Arbeit kontaktieren, die der Neueinstellung zustimmen muss.

4. Schriftlichen Arbeitsvertrag abschließen

Ist das Beschäftigungsverhältnis geklärt, sollten Sie einen schriftlichen Arbeitsvertrag mit Ihrem personellen Neuzugang abschließen. Bei befristeten Arbeitsverträgen ist die schriftliche Form Pflicht. Dabei ist darauf zu achten, dass der befristete Arbeitsvertrag vor Arbeitsaufnahme geschlossen wird, da sonst ein unbefristetes Arbeitsverhältnis zustande kommt.

Bei unbefristeten Arbeitsverhältnissen sind auch mündlich geschlossene Arbeitsverträge rechtsgültig. Die Schriftform ist aber auch hier empfehlenswert, zumal das Nachweisgesetz den Arbeitgeber verpflichtet, spätestens nach einem Monat die wesentlichen Bedingungen eines Arbeitsverhältnisses aufzuzeichnen, die Niederschrift zu unterzeichnen und dem Arbeitnehmer auszuhändigen.

Für Ausbildungsverträge ist die Schriftform gesetzlich vorgesehen. Zwar sind sie auch ohne Schriftform rechtsgültig, ein Verstoß dagegen kann aber als Ordnungswidrigkeit geahndet werden. Bei minderjährigen Auszubildenden müssen den Vertrag neben dem Auszubildenden und dem Ausbilder auch beide Erziehungsberechtigte unterschreiben.

Arbeitsvertrag abschließen

5. Versicherungspflicht prüfen

Als Arbeitgeber ist es Ihre Aufgabe, die Versicherungspflicht Ihres neuen Mitarbeiters in der Sozialversicherung zu beurteilen. Die Versicherungspflicht und die Höhe der Beitragszahlungen richten sich nach der Art der Beschäftigung und nach dem Verdienst.

Wenn Versicherungspflicht besteht, werden die Beiträge für die meisten Zweige der Sozialversicherung anteilig zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer aufgeteilt. Dies betrifft:

  • die gesetzliche Krankenversicherung,
  • die gesetzliche Rentenversicherung,
  • die gesetzliche Arbeitslosenversicherung sowie
  • die soziale Pflegeversicherung.

Versicherungspflicht klären

6. Neue Mitarbeiter bei der Krankenkasse anmelden

Wenn Sie Beschäftigte einstellen, sind Sie verpflichtet, diese bei einer Krankenkasse anzumelden und Beiträge dorthin abzuführen. Die Krankenkasse ist die Einzugsstelle für die Sozialversicherungsbeiträge Ihrer Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen. Eine Ausnahme gilt bei geringfügig Beschäftigten. Für Beiträge und Meldungen ist in diesen Fällen nicht die Krankenkasse, sondern die Minijob-Zentrale zuständig.

Für die Anmeldung bei der Krankenkasse reicht es aus, wenn Sie durch Ihre Mitarbeiter über die Kassenwahl informiert werden. Die fristgerechte Vorlage einer Mitgliedsbescheinigung durch die Krankenkasse ist nicht mehr erforderlich. Besteht keine Mitgliedschaft bei einer gesetzlichen Krankenversicherung, können Sie selbst eine Krankenversicherung auswählen. Über die Krankenkassenwahl müssen Sie Ihre neue Arbeitskraft informieren. Sobald Ihre Anmeldung bei der Krankenkasse eingegangen ist und die Mitgliedschaft eingerichtet wurde, erhalten Sie von der Krankenkasse eine elektronische Mitgliedschaftsbestätigung.

Die neuen Kollegen und Kolleginnen können Sie übrigens auch ganz einfach und schnell bei der Barmer anmelden.

Krankenkasse wählen

7. Versicherungsbeiträge abführen

Als Arbeitgeber müssen Sie für Ihre Angestellten die Beiträge zur Kranken-, Pflege-, Renten- und Arbeitslosenversicherung berechnen und diese mit Hilfe eines Beitragsnachweises bei der Krankenkasse melden und überweisen. Denken Sie daran, dass die Beiträge immer zum drittletzten Bankarbeitstag des Monats gezahlt werden müssen.

Beitrag berechnen

8. Steuer-ID dem Finanzamt mitteilen

Bei Beschäftigungsbeginn muss der Arbeitnehmer Ihnen seine Steuer-Identifikationsnummer mitteilen. Mit dem Geburtsdatum und der Steuer-ID melden Sie den Mitarbeiter für das ELStAM-Verfahren des Finanzamtes an. Auch müssen Sie angeben, ob es sich um die Haupt- oder eine Nebenbeschäftigung handelt. Danach können Sie die Lohnsteuerabzugsmerkmale des Mitarbeiters elektronisch abrufen und so die korrekte Lohnsteuer berechnen und abführen.

Für das Steuerverfahren anmelden

Quellenangaben

Webcode: f000822 Letzte Aktualisierung: 28.02.2021
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