Werkstudenten: Einstellung und Versicherungspflicht

Was sind die Vorteile von Werkstudenten?

Ein Werkstudentenvertrag ist eine "Win-win-Situation" - sowohl für Sie als Arbeitgeber als auch für die Werkstudenten. Einerseits haben Sie weniger Lohnnebenkosten, während für die Studierenden mehr Netto vom Brutto ihres Gehalts übrig bleibt. Auf der anderen Seite ist dies eine gute Gelegenheit, zukünftige Mitarbeiter für Ihre Firma zu gewinnen.

Sind Werkstudenten sozialversicherungspflichtig?

Wenn Sie Werkstudentinnen und Werkstudenten bei sich beschäftigen, entfallen für Sie und die Studierenden die Abgaben zur Kranken-, Arbeitslosen- und Pflegeversicherung. Diese Versicherungsfreiheit nennt man auch Werkstudentenprivileg.

Rentenversicherungsbeiträge fallen an

Lediglich die Rentenversicherungsbeiträge sind für beide Seiten anteilig fällig, wobei für diese die „Midijob-Regelungen“ gelten. Die Beiträge zur studentischen Krankenversicherung zahlen die Studierenden dagegen selbst, sofern kein Anspruch auf kostenlose Familienversicherung besteht. Sie als Arbeitgeber haben hierbei keine Beiträge zu leisten.

Im Gegensatz zum Aushilfsjob auf Minijob-Basis spielt die Höhe des Arbeitsentgelts bei dieser Anstellung keine Rolle. Aber es gibt einige Dinge zu beachten, wenn Sie einen Werkstudenten oder eine Werkstudentin bei sich anstellen möchten.

Wer darf als Werkstudent arbeiten?

Eine wichtige Voraussetzung ist, dass die angehenden Akademiker "ordentliche Studenten" sind. Das bedeutet, dass sie aktuell an einer Hochschule, einer Universität oder einer staatlich anerkannten Fachschule eingeschrieben sind und den Großteil ihrer Zeit in das Studium investieren. Aber: Nicht jeder, der studiert, kann auch als Werkstudent angestellt werden.

Denn es gibt Studenten, für die das Werkstudentenprivileg nicht, noch nicht oder nicht mehr gilt. Zahlreiche Ausnahmen erschweren oft eine klare Einschätzung. Wir helfen Ihnen dabei. Mit unserer Checkliste können Sie überprüfen, ob es sich um einen ordentlichen Studenten handelt, der als Werkstudent und somit versicherungsfrei bei Ihnen arbeiten darf:

Checkliste Werkstudent - ja oder nein?

Wie lange dürfen Werkstudenten arbeiten? 

Neben dem Studentenstatus spielt die Arbeitszeit eine wichtige Rolle. Damit das Studium weiterhin im Mittelpunkt steht, darf ein Werkstudent während der Vorlesungszeit nicht mehr als 20 Stunden in der Woche arbeiten.

Das gilt übrigens für alle Jobs, die der Student hat. Die Stundenanzahl muss dann zusammengerechnet werden. Kommt er insgesamt über 20 Wochenstunden, fallen Sozialversicherungsbeiträge an und das Werkstudentenprivileg ist hinfällig.

In Ausnahmefällen sind auch mehr als 20 Stunden möglich

Aber es gibt Ausnahmen. Wenn der Studierende abends, nachts oder an den Wochenenden arbeitet, darf er durchaus über 20 Stunden in der Woche kommen. Allerdings muss dann die 26-Wochen-Grenze eingehalten werden.

Konkret heißt das: Der Student darf im Laufe eines Jahres nicht mehr als 26 Wochen (oder 182 Kalendertage) über 20 Stunden wöchentlich arbeiten. Und: Das Studium darf durch den Job nicht vernachlässigt werden. Arbeitet der Student an mehr als 26 Wochen innerhalb eines Jahres, entfällt das Werkstudentenprivileg und somit auch die Versicherungsfreiheit.

Können Werkstudenten in den Semesterferien Vollzeit arbeiten?

Während der Semesterferien ist es kein Problem, wenn Ihr studentischer Mitarbeiter über 20 Stunden in der Woche für Sie arbeitet. Denn während der vorlesungsfreien Zeit wird das Studium durch einen Fulltime-Job nicht beeinträchtigt. Aber beachten Sie: Auch hier müssen Sie die 26-Wochen-Grenze im Blick behalten. Wird diese überschritten, fallen Beiträge zur Kranken-, Pflege- und Arbeitslosenversicherung an.

Unsere Tipps für Arbeitgeber: Beschäftigung von Werkstudenten

Aktuelle Immatrikulationsbescheinigung: Zu Ihren Unterlagen gehört regelmäßig eine aktuelle Immatrikulationsbescheinigung des beschäftigten Werkstudenten. Bei der nächsten Betriebsprüfung durch den Rentenversicherungsträger können Sie somit nachweisen, dass Sie keine Beiträge zur Kranken-, Pflege- und Arbeitslosenversicherung abzuführen haben.

Mehrere Beschäftigungen: Bitten Sie Ihren Werkstudenten um eine schriftliche Auflistung seiner anderen Jobs unter Angabe des jeweiligen zeitlichen Umfangs.

Werkstudentenvertrag: Wir empfehlen Ihnen außerdem, einen entsprechenden Absatz in den Werkstudentenvertrag aufzunehmen. Die Formulierung könnte etwa so lauten: "Um den Werkstudenten-Status zu erfüllen, wird vereinbart, dass der Arbeitnehmer während der Studienzeit nicht länger als 20 Stunden pro Woche arbeitet. Diese Arbeitszeit kann nur während der vorlesungsfreien Zeit auf 40 Wochenstunden erhöht werden."

Hinweis: Was ändert sich durch Corona?

Sollte es zu einer erneuten Schließung der Hochschulen aufgrund der Coronakrise kommen, hat das Auswirkungen auf die Regelungen für Werkstudenten. Das heißt, dass dann die gleichen Bedingungen gelten wie während der Semesterferien. Die Studierenden dürfen also über 20 Stunden in der Woche arbeiten. Die 26-Wochen-Grenze bleibt aber weiterhin bestehen.