Ob bei Krankheit, vor und nach der Geburt eines Kindes oder während der Elternzeit: Wenn Beschäftigte eine längere Zeit nicht arbeiten können, erhalten sie eine sogenannte Entgeltersatzleistung. Was alles dazu zählt und wie das Meldeverfahren zur EEL funktioniert, erklären wir Ihnen hier.
Was ist eine EEL?
Die Abkürzung EEL steht für „elektronische Entgeltersatzleistung“ und umfasst das digitale Meldeverfahren rund um Entgeltersatzleistungen. Eine Entgeltersatzleistung ist eine finanzielle Leistung, die Angestellte statt ihres Gehalts bekommen, wenn sie aus bestimmten Gründen nicht arbeiten können. Damit diese staatlichen Ersatzleistungen ausgezahlt werden können, müssen Sie als Arbeitgeber eine elektronische Entgeltbescheinigung ausstellen.
Was zählt zu den Entgeltersatzleistungen?
Zu den Entgeltersatzleistungen zählen:
- Elterngeld nach dem Bundeselterngeld- und Elternzeitgesetz
- Mutterschaftsgeld vor und nach der Geburt
- Krankengeld bei Arbeitsunfähigkeit oder medizinischer Rehabilitation
- Kinderkrankengeld bei Erkrankung des Kindes
- Arbeitslosengeld bei Arbeitslosigkeit oder beruflicher Weiterbildung
- Altersteilzeitzuschläge
- Übergangsgeld bei Leistungen zur medizinischen Rehabilitation oder zur Teilhabe am Arbeitsleben
- Kurzarbeitergeld und Saison-Kurzarbeitergeld
- Insolvenzgeld wegen Zahlungsunfähigkeit des Arbeitgebers
Diese Leistungen sichern die Betroffenen finanziell ab, indem sie den Lohn ersetzen. Deshalb wurden sie früher auch Lohnersatzleistungen genannt.
Für diese Lohnersatzleistungen sind unterschiedliche Träger der Sozialversicherung zuständig. Je nachdem, um welche Leistung es sich handelt, kann die Zahlung beispielsweise von der Kranken- und Pflegeversicherung, der gesetzlichen Rentenversicherung oder der Agentur für Arbeit kommen.
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Wann muss eine EEL-Meldung erstellt werden?
Damit Ihre Mitarbeitenden ihre Entgeltersatzleistungen zügig erhalten, benötigen die Sozialversicherungsträger zeitnah alle erforderlichen Informationen. An folgende Fristen sollten Sie sich bei der Meldung halten:
- bei Mutterschaftsgeld: zum Beginn der Mutterschutzfrist, also sechs Wochen vor dem geplanten Geburtstermin
- bei Krankengeld: wenn absehbar ist, dass ein Angestellter bzw. eine Angestellte länger als sechs Wochen arbeitsunfähig ist und die Lohnfortzahlung endet
- bei Krankengeld wegen Erkrankung des Kindes: sobald ein Elternteil die Arbeitsunfähigkeit an den Arbeitgeber meldet
- bei Übergangsgeld: sobald ein Angestellter bzw. eine Angestellte beispielsweise eine Reha-Maßnahme beantragt hat oder einen Arbeitsunfall hatte
Auch in allen anderen Fällen sollten Sie eine Meldung abschicken, sobald Sie erkennen, dass eine Entgeltersatzleistung eintreten wird.
Oftmals werden Sie auch von der Krankenversicherung eines oder einer Beschäftigten bzw. von einem anderen Träger zur Meldung der EEL aufgefordert.
Tipp: Nutzen Sie den Fristenrechner um alle wichtigen Fristen zur Entgeltfortzahlung im Blick zu behalten.
Wie funktioniert das EEL-Verfahren?
Die Meldung und Übermittlung der Daten erfolgt digital über den sogenannten „Datenaustausch DTA EEL“ (nach § 107 SGB IV). Dabei handelt es sich um ein systemgeprüftes Programm, zu dessen Nutzung sowohl Arbeitgeber als auch Sozialversicherungsträger gesetzlich verpflichtet sind.
Das EEL-Verfahren ermöglicht eine schnelle und reibungslose Kommunikation zwischen den Beteiligten und stellt sicher, dass die Beschäftigten zeitnah die ihnen zustehenden Leistungen erhalten.
Es gibt aber vereinzelte Ausnahmen: Wird beispielsweise Krankengeld aufgrund einer Organspende fällig, muss der Antrag nach wie vor in Papierform gestellt werden.
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An wen geht die EEL-Meldung?
Die Meldung erhält die sogenannte zentrale Datenannahmestelle der Krankenkasse, bei der Ihr Angestellter bzw. Ihre Angestellte gesetzlich krankenversichert ist. Die Krankenkasse leitet die Meldung anschließend an den zuständigen Sozialversicherungsträger weiter. Dieser prüft die Ansprüche der Angestellten auf Entgeltersatzleistungen, berechnet die Höhe und veranlasst die Auszahlung. Als Arbeitgeber fallen für Sie während des Bezugs von Entgeltersatzleistungen übrigens keine Sozialversicherungsbeiträge an.
Wichtig zu wissen:
Sind Angestellte nicht gesetzlich, sondern privat krankenversichert, muss die Meldung trotzdem an die Datenannahmestelle einer gesetzlichen Krankenversicherung gehen. Sie können in diesem Fall die gesetzliche Krankenkasse frei wählen.
Welche Informationen werden über DTA EEL übermittelt?
Damit die Sozialversicherungsträger die Entgeltersatzleistungen für Ihre Angestellten korrekt berechnen und auszahlen können, müssen Sie neben der Höhe des Arbeitsentgelts auch weitere Daten über DTA EEL übermitteln. Dazu zählen zum Beispiel:
- Name und Anschrift des Mitarbeiters bzw. der Mitarbeiterin
- Rentenversicherungsnummer
- Betriebsnummer Ihres Unternehmens
- E-Mail-Adresse des Ansprechpartners im Betrieb für die EEL
Zusätzlich zu diesen Angaben müssen Schlüsselzahlen in die dafür vorgesehenen Felder des Systems eingetragen werden. Diese Zahlen erleichtern den Sozialversicherungsträgern die Bearbeitung der Meldungen.
Wichtig zu wissen:
Der GKV-Spitzenverband hat auf seiner Webseite umfassende Informationen rund um die elektronische Entgeltersatzleistung veröffentlicht.
Hier finden Sie auch eine ausführliche Anleitung zum EEL-Verfahren mit einer Übersicht der Schlüsselzahlen sowie Fallbeispiele.
Was sollten Arbeitgeber bei der elektronischen Entgeltersatzleistung beachten?
• Achten Sie darauf, dass Sie immer die aktuellste Version des Programms für DTA EEL nutzen. Das Programm wird regelmäßig aktualisiert. Informieren Sie sich vorab auf der Website des GKV-Spitzenverbands über die aktuellste Version.
• Vergewissern Sie sich, dass Sie alle Formularfelder korrekt und vollständig ausgefüllt haben. Unvollständige oder fehlerhafte Meldungen bedeuten zeitliche Verzögerung zulasten Ihres Mitarbeitenden.
• Machen Sie eine Meldung, sobald absehbar ist, dass Ihr Angestellter bzw. Ihre Angestellte länger arbeitsunfähig sein wird.