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Arbeitsunfähigkeit

Die elektronische Krankmeldung (eAU) – schnellere Wege und weniger Aufwand für Firmen und Beschäftigte

Lesedauer unter 14 Minuten

Redaktion

  • Internetredaktion Barmer

Qualitätssicherung

  • Magdalena Thauern (Barmer Krankengeld)

Die Krankschreibung beim Arzt läuft inzwischen meist papierlos. Der gelbe Krankenschein gehört damit der Vergangenheit an. Auch die Weitergabe der Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung an die Arbeitgeber wurde 2023 auf ein elektronisches Verfahren umgestellt. Wie die digitale Krankmeldung abläuft, welche Vorteile sie bringt und was Sie als Arbeitgeberin oder Arbeitgeber wissen sollten, haben wir hier verständlich zusammengefasst.

Welche Vorteile bringt die elektronische Krankmeldung (eAU)?

Die Abkürzung eAU steht für "Elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung" und bedeutet, dass die Krankmeldung digital wird. Die neue elektronische Krankmeldung (eAU) bringt sowohl für Unternehmen als auch für Beschäftigte viele praktische Vorteile mit: weniger Aufwand bei der Anfertigung der AU-Bescheinigung, eine schnellere Übermittlung der Krankmeldung sowie eine digitale Erfassung der Fehlzeiten. Die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung bedeutet damit einen wichtigen Schritt in Richtung Digitalisierung des Gesundheitswesens. Für den Datenaustausch wird eine lückenlose und bei allen Beteiligten identische Dokumentation sichergestellt. Das heißt: weniger Bürokratie, weniger Personalaufwand. Erkrankte Beschäftigte müssen sich nicht mehr selbst um die Zustellung der Krankschreibung zur Krankenkasse und zu ihrem Arbeitgeber kümmern.

Die eAU ist nicht nur schnell und effizient, sie schont auch die Umwelt: Rund 90 Prozent aller Krankschreibungen erhält die BARMER heute auf digitalem Weg. Von wenigen Ausnahmen wie Ersatzbescheinigungen oder privatärztlichen und ausländischen Krankschreibungen abgesehen. Das neue Übermittlungsverfahren erweist sich dabei als äußerst stabil und wenig fehleranfällig. Zudem kann die Barmer durch den elektronischen Datenaustausch große Menge Papier einsparen, um ihre Nachhaltigkeitsziele zu erreichen.

Wie läuft die Einführung der elektronischen Krankmeldung (eAU)?

Bis 2022 stellte der Arzt oder die Ärztin die Krankschreibung in Papier aus – in dreifacher Form: für die Krankenkasse, den Arbeitgeber und die erkrankte Person. In den meisten Arztpraxen hat der gelbe Krankenschein schon ausgedient. Seit 1. Juli 2022 sind Ärzte und Ärztinnen verpflichtet, den Papierausdruck durch eine elektronische Bescheinigung zu ersetzen und die Krankmeldung digital an die Krankenkasse zu übermitteln.

Am 1. Januar 2023 startete die nächste Stufe der elektronischen Krankmeldung. Damit entfiel auch der Ausdruck für die Arbeitgeber. Um einen Nachweis der Arbeitsunfähigkeit einer oder eines Beschäftigten zu erhalten, ist ab dem 1. Januar 2023 die Abfrage bei der zuständigen Krankenkasse für alle Unternehmen verpflichtend. Damit die AU-Bescheinigung auf digitalem Weg in die Firma gelangt, sind technische Anpassungen und interne Absprachen notwendig. Im Juli 2023 startet zudem eine Plausibilitätsprüfung der einzutragenden AU-Zeiten seitens der Praxissoftware. Damit wird vermieden, dass es bei der Übermittlung zu fachlichen Fehlern kommt.

Wie funktioniert die neue elektronische Krankmeldung (eAU)?

Video: Das Arbeitgeberverfahren zur eAU einfach erklärt

In unserem kurzen Video fassen wir die wichtigsten Informationen zur elektronischen Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung für Sie zusammen.

Am grundsätzlichen Ablauf der Krankmeldung ändert sich nichts: Um Ansprüche auf Entgeltfortzahlung geltend zu machen, müssen Arbeitnehmende das Unternehmen unverzüglich über das Vorliegen und die Dauer einer Arbeitsunfähigkeit informieren. Dazu ein Beispiel: Die Barmer-Versicherte Anne B. wacht morgens mit starken Rückenschmerzen auf und meldet sich in ihrer Firma umgehend telefonisch krank. Sie kommt damit nicht nur einer Verpflichtung ihrem Arbeitgeber gegenüber nach, sondern macht so zugleich ihren Anspruch auf Entgeltfortzahlung geltend. Noch am gleichen Vormittag sucht Anne B. ihren Hausarzt auf, der eine Nervenentzündung diagnostiziert und Anne B. für eine Woche krankschreibt.

So läuft das neue Verfahren der elektronischen Krankmeldung (eAU) ab:

  1. Neben einem Rezept über ein schmerz- und entzündungshemmendes Medikament erhält Anne B. nur noch eine Bescheinigung über die Dauer ihrer AU, die ausschließlich für ihre Unterlagen bestimmt ist. Der Hausarzt nutzt nämlich die eAU.
  2. Anne B. informiert ihren Arbeitgeber umgehend über die Dauer ihrer AU.
  3. Die Arztpraxis gibt unterdessen postwendend eine elektronische Meldung an die Barmer ab. Optional kann sie die Krankschreibungen eines Tages aber auch sammeln und am Abend versenden.
  4. Die Barmer prüft die bei ihr eingegangenen Daten und überträgt sie in ihr System. Etwaige Fragen klärt sie in aller Regel direkt mit der Arztpraxis.
  5. Damit die Firma einen Nachweis über die AU von Anne B. hat, fragt sie am nachfolgenden Werktag die AU-Zeit bei der Barmer an. Dafür nutzt sie das neue Datenaustauschverfahren.
  6. Die Barmer bestätigt die Krankmeldung, indem sie die von der Praxis übermittelte AU-Zeit auf digitalem Wege an den Arbeitgeber weiterleitet.

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Wie werden die AU-Daten an die Arbeitgeber übermittelt?

Wenn sich Mitarbeitende krankmelden oder Ihr Unternehmen durch Dritte über eine Arbeitsunfähigkeit informiert werden, können Sie per Software eine Datenabfrage an die Barmer senden. Sobald uns die AU-Daten von der Arztpraxis übermittelt wurden, erhalten Sie diese als Antwort in Ihre Software zurück. Auch Zwischenmitteilungen, falls noch keine Daten vorliegen, oder negative Abschlussmeldungen, nach einer gewissen Wartezeit, sieht der Datenaustausch vor.

Die Krankenkassen übermitteln den Firmen künftig neben reinen AU-Zeiträumen auch Zeiten von stationären Krankenhausaufenthalten sowie die Angabe, ob es sich um einen Unfall handelt.

So stellen Sie Ihr Unternehmen auf die neue eAU um: Sollten Sie als Arbeitgeber von Ihrem Softwareanbieter bereits das passende Update erhalten haben, können Sie das neue Verfahren bei aktuellen Krankschreibungen bereits testen. Die Barmer kann Arbeitgeberanfragen bereits über den neuen Datenkanal komplett verarbeiten.

Was müssen Arbeitgeber zur eAU sonst noch wissen?

Ausnahmen: Bei privatärztlichen Krankschreibungen oder Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen aus dem Ausland greift das Verfahren der eAU nicht. Für diese Zeiten ist keine Antwort der Krankenkassen möglich.

Minijobs: Die AU-Daten für geringfügig Beschäftigte können durch das neue Verfahren ebenfalls abgefragt werden. Das Verfahren verläuft ebenso wie allen anderen Mitarbeitenden, dass Sie durch eine Anfrage bei uns ins Rollen bringen. 

Meldungen: Wenn durch die Krankenkasse kein relevanter AU-Zeitraum festgestellt werden konnte, erfolgt eine elektronische Rückmeldung mit Grund „4 = eAU oder Zeiten eines stationären Aufenthaltes liegen nicht vor“. Die Rückmeldung stellt für das Unternehmen eine Zwischennachricht dar, während die Krankenkasse weitere 14 Tage regelmäßig prüft, ob entsprechende eAU-Daten eingehen. Ist dies der Fall, werden die Daten ohne erneute Aufforderung übermittelt.

Software:  Bitte übermitteln Sie uns die Abfrage ausschließlich im Datenaustauschverfahren. Auch unsere Antwort kann nur hierüber erfolgen. Eine schriftliche oder telefonische Auskunft ist nicht möglich. Sofern Sie aktuell noch nicht an einem digitalen Datenaustauschverfahren teilnehmen oder Ihnen keine Software für den neuen Datenaustausch "eAU" zur Verfügung steht, können Sie mit geringem Verwaltungsaufwand die Software sv.net nutzen.

Häufige Fragen zur elektronischen Krankmeldung (eAU)

Alle Unterlagen finden Sie auf der Website www.gkv-datenaustausch.de.
Leider können die Krankenkassen hier keine Hilfe leisten. Wir haben keinen Einblick in die einzelnen Softwareprodukte am Markt. Hierfür wenden Sie sich bitte an Ihre IT, Ihren IT-Dienstleister oder den Softwareanbieter.

Der Datenaustausch ist eine gesetzliche Pflicht für alle gesetzlichen Krankenkassen und Firmen, andere Übermittlungsformen sind datenschutzrechtlich nicht zulässig.

Sollte Sie Schwierigkeiten bei der technischen Umsetzung bzw. mit der eingesetzten Software haben, können Sie die GKV-Lösung „sv.net/standard“ oder „sv.net/comfort“ der Firma ITSG einsetzen.

Einen Alternativweg gibt es leider nicht. Bitte warten Sie das Ende der Störung ab und starten Sie Ihre Datenabfrage erneut.
Leider können die Krankenkassen hier keine Hilfe leisten. Wir haben keinen Einblick in die einzelnen Softwareprodukte am Markt. Hierfür wenden Sie sich bitte an Ihre IT, Ihren IT-Dienstleister oder den Softwareanbieter.
  1. Nutzen Sie für die Abfrage am besten immer die Versicherungsnummer der Rentenversicherung (ehemals „Sozialversicherungsnummer“). Diese ist einmalig und in fast jedem Fall bei uns gespeichert. Hierdurch ist eine fehlerhafte Zuordnung nahezu ausgeschlossen.
  2. Die Stammdaten Ihres Mitarbeiters bzw. Ihrer Mitarbeiterin müssen korrekt sein. Bei uns werden die Versichertendaten wie im Personalausweis gespeichert, d. h. mit zweitem oder dritten Vornamen und ohne Abkürzung bzw. Spitznamen.

    Heißt Ihr Mitarbeiter z. B. „Heinz Peter Karl Müller“ muss dies bei der Abfrage auch so eingegeben werden, selbst wenn der Beschäftigte im Betrieb nur „Peter Müller“ genannt wird und so angesprochen wird.

    Dies gilt ebenso für Namenskürzel wie z. B.:

    Andi > Andreas
    Ben > Benjamin
    Hilde > Brunhilde oder Hildegard
    Lena > Magdalena
  3. Beachten Sie, dass das Beginn-Datum der Arbeitsunfähigkeit je nach
    Sachverhalt unterschiedliche Bedeutungen hat. Bei erstmaliger Krankschreibung ist das Beginn-Datum der Krankschreibung anzugeben.
    Bei Folgekrankschreibungen das Datum des (vermuteten) nächsten
    Arztbesuchs nach Ablauf der vorherigen Krankschreibung.
Die Barmer darf Ihnen als Arbeitgeber unveränderte Daten aus eAUs und noch eingehenden, ersatzweise ausgestellter, Papier-Bescheinigungen übermitteln. Zusätzlich übermitteln wir Ihnen auch noch eine Ansprechperson zu dieser AU-Zeit. Das frühestmögliche Eingangsdatum der Bescheinigungen bzw. eAUs ist der 01.10.2021.

Unverändert bedeutet, dass jeder Fehler innerhalb einer eAU oder Fehler, die bei der Digitalisierung von Papier-Bescheinigungen aufgetreten sind, mit an Sie zu übermitteln sind. Jegliche Korrekturen die wir, z. B. nach Rücksprache mit der Praxis oder Sichtung des digitalisierten Vordrucks, vornehmen, dürfen wir bei der Übermittlung nicht berücksichtigen.

Das bedeutet aber auch, dass selbst bei einer legitimen Reklamation über falsche Daten keine Korrektur erfolgen darf. Ausnahme: Eine eAU würde von der Praxis storniert und neu gemeldet werden.

Jede Anfrage durchläuft immer drei fachliche Prüfungen:

Prüfschritt 1:

Stimmt der Beginn des von Ihnen angefragten AU-Zeitraums (AU ab AG) mit dem Tag des Beginns des uns vorliegenden AU-Zeitraums bzw. stat. Krankenhausaufenthalts überein, übermitteln wir Ihnen diesen AU-Zeitraum.

Werden mehrere passende AU-Datensätze gefunden, werden mehrere Rückmeldungen erstellt und es geht zusätzlich mit Prüfschritt 2 weiter. Konnte keine passende Rückmeldung ermittelt werden, wird ebenfalls mit Prüfschritt 2 fortgefahren. 

Prüfschritt 2:

Konnte mit Prüfschritt 1 kein passender Zeitraum festgestellt werden oder in Prüfschritt 1 wurden mehrere parallele AU-Zeitenträume gefunden, dann prüfen wir zusätzlich, ob der Beginn des vom Arbeitgeber angefragten AU-Zeitraums in einen bei uns vorliegenden Zeitraum, aber nicht genau auf den Beginn, fällt. 

Beispiel 1:

  • AU ab AG: 25.10.2021
  • Krankschreibung A: 25.10. – 05.11.2021
  • Krankschreibung B: 01.11. – 14.11.2021

Ergebnis: Mit Prüfschritt 1 wird keine AU-Zeit ermittelt. In Prüfschritt 2 wird Krankschreibung A gefunden und dem AG gemeldet. 

Beispiel 2:

  • AU ab AG: 01.11.2021
  • Krankschreibung A: 25.10. – 05.11.2021 
  • Krankschreibung B: 01.11. – 14.11.2021 
  • Stationäre KH-Behandlung: 01.11. – 10.11.2021

Ergebnis: Es sind alle drei AU-Zeiten dem AG zu melden. In Prüfschritt 1 werden Krankschreibung B und die stat. KHB gefunden. Prüfschritt 2 wird wegen dem Fund paralleler AU-Zeiten ausgeführt. Dabei wird zusätzlich Krankschreibung A ermittelt.

Prüfschritt 3:

Nur sofern kein passender AU-Zeitraum bzw. stat. KHB mit den Prüfschritten 1 und 2 festgestellt wird, prüfen wir, ob der Beginn des von Ihnen angefragten Zeitraums (AU ab AG) maximal 5 Kalendertage nach dem Beginn eines AU-Zeitraums bei uns liegt. In diesem Prüfschritt sind folglich AU-Zeiten zu übermitteln, die ein Beginn Datum im Zeitraum AU ab AG +1 Tag bis AU ab AG +5 Tage aufweisen. Liegt innerhalb dieses Zeitintervalls eine AU-Zeit vor, übermitteln wir diese. Im Feld „AU-seit“ wird der vom Vertragsarzt bzw. Krankenhaus übermittelte und vom und vom Arbeitgeber abweichende Beginn der Arbeitsunfähigkeit übermittelt. 

Beispiel 3:

  • AU ab AG: 20.10.2021 
  • AU-Bescheinigung A: 21.10. – 24.10.2021 
  • AU-Bescheinigung B: 25.10. – 01.11.2021 
  • AU-Bescheinigung C: 26.10. – 27.10.2021 

Ergebnis: Es liegt keine AU-Zeit mit AU-Beginn gleich AU ab AG vor. Außerdem fällt das Datum AU ab AG nicht in eine der drei vorhandenen AU-Zeiträume. Im dritten Prüfschritt wird der 5-TagesZeitraum nach Au ab AG gebildet (21.10.-25.10.2021). Innerhalb dieses Intervalls liegen die Krankschreibungen A und B, die dem AG dann auch gemeldet werden. Genau erklären wir Ihnen dies in unserem Webinar zum Arbeitgeberverfahren.

Die neue eAU - Schritt für Schritt erklärt

In unserem Online-Seminar erläutern wir Ihnen die eAU im Detail und informieren Sie über welche Aufgaben durch das Verfahren auf Sie zukommen. Zusätzlich geben wir Ihnen anhand einiger Fallbeispiele auch praxisnahe Hinweise zu Anfragen und Rückmeldungen im neuen Datenaustauschverfahren.

Dies liegt daran, dass mehrere gespeicherte Krankschreibungszeiten auf die o. g. Kriterien zutreffen. Zum Beispiel, weil Ihr Mitarbeiter oder Ihre Mitarbeiterin von mehreren Praxen gleichzeitig betreut wird. Oder, im ungünstigsten Fall, weil es einen Lesefehler bei der Digitalisierung einer Krankschreibung gab. Weitere Informationen unter „Warum ist es wichtig, dass die Daten unverändert sind?“
Leider ja. Vermutlich bestanden diese Fehler bereits in den eingehenden Daten, bzw. sind bei der Digitalisierung der Krankschreibung entstanden. Wie in der Frage „Warum ist es wichtig, dass die Daten unverändert sind?“ erläutert, dürfen wir immer nur die unveränderten Daten an Sie übermitteln. Auch bei ganz offensichtlichen Fehlern.

Suchen Sie im ersten Schritt den Kontakt zu Ihrem Mitarbeitenden, vielleicht liegt nur ein Verständigungsfehler vor. Falls dies nicht zutrifft, benötigen Sie im Zweifel eine Kopie der Krankschreibung. 

Bitte beachten Sie, dass Ihr Mitarbeitender nicht verpflichtet ist, die komplette Krankschreibung (inkl. Diagnose & Praxis) an Sie zu übermitteln.

Diese Meldung tritt häufig bei Fehlern durch die Digitalisierung der Krankschreibung auf. Konnte ein Datum nicht korrekt erfasst oder erkannt werden, wird dieses zur manuellen Prüfung auf den 31.12.9999, bzw. 31.12.2999 gesetzt. Da ausschließlich unveränderte, und nicht die durch eine Sichtprüfung geänderte, Daten an Sie übermittelt werden dürfen, verbleibt es bei der Speicherung des falschen Platzhalterdatums. 

Bei einer fehlerhaften Lesung des AU BIS-Datums ist dies besonders auffällig, da hierdurch von einer laufenden Krankschreibung ausgegangen wird, obwohl tatsächlich der Fall schon lange beendet ist. Achten Sie in solchen Fallkonstellationen zwingend auch auf das Feststellungsdatum. 

Hier ein Beispiel zu dieser Fallkonstellation: 

1. AU-Fall: 

  • 01.08. – 13.08.2022 

Hier konnte das BIS-Datum nicht korrekt gelesen werden, sodass in den Originaldaten 01.08.2022 – 31.12.2999 gespeichert ist. 

2. AU-Fall: 

  • 15.01. – 21.01.2023 

Fragen Sie nun die eAU-Daten für diesen Fall, also den AU-Beginn 15.01.2023 ab, trifft die Anfrage sowohl auf die AU-Zeit 15. – 21.01.2023, als auch auf die AU 01.08.2022 – 31.12.2999 zu. Sie würden damit zwei Antwortdatensätze erhalten

Dies kann mehrere Gründe haben. Vielleicht war das gemeldete Beginn-Datum falsch oder uns liegt noch kein Datensatz vor. (Zum Beispiel, da die Praxis nur Papierbescheinigungen ausgedruckt hat.) Kontaktieren Sie Ihren Mitarbeitenden und fordern Sie ggf. eine Kopie der Krankschreibung an.

Bitte beachten Sie, dass Ihr Mitarbeitender nicht verpflichtet ist, die komplette Krankschreibung (inkl. Diagnose & Praxis) an Sie zu Übermitteln.

Sollten Sie keinerlei Nachricht von uns erhalten, muss dies technisch überprüft werden. Vermutlich besteht ein Kommunikationsfehler zwischen Ihnen, uns und der IT-Stelle des vdek.

Prüfen Sie bitte im ersten Schritt mit Ihrer IT, ob Ihre Anfrage(n) zum vdek verschickt wurde(n) und keine (technische) Fehlerrückmeldung erfolgte. Sollte dies der Fall sein, wenden Sie bzw. Ihre IT sich bitte als nächstes an den IT-Service des vdek. Dort kann gemeinsam geprüft werden, ob Ihre Datenanfrage dort eingegangen ist und wie diese dort weiter verarbeitet wurde. Gemeinsam mit dem vdek werden dann die weitere Schritte abgestimmt und ggf. die Barmer eingeschaltet, falls der Kommunikationsfehler zwischen vdek und uns besteht.

Den IT-Service des vdek erreichen Sie unter der Rufnummer: 030 26931 1617 oder per E-Mail unter it-service@vdek.com.

Dies liegt häufig an abweichenden Stammdaten oder einer nicht eingegebenen bzw. falschen Versicherungsnummer der Rentenversicherung. Lesen Sie dazu unsere Tipps unter „Was müssen Sie bei der Datenabfrage beachten, bzw. was sind die häufigsten Fehlerquellen?“
Erhalten wir eine eAU-Storno- & Neumeldung wird diese sofort verarbeitet. Liegt bereits eine erledigte Datenabfrage Ihrerseits vor, wird im Zug der Übermittlung die falsche Antwort an Sie storniert. Leider ist es uns nicht möglich gleichzeitig die „korrigierte“ Krankschreibung ebenfalls neu zu übermitteln. Bitte wiederholen Sie in diesem Fall die bereits getätigte Anfrage, sie erhalten die Antwort dann unverzüglich.

Sie können Krankschreibungszeiten immer nur bei der Krankenkasse stellen, bei der Ihre Mitarbeitenden zum AU-Zeitpunkt versichert waren. 

Auch hier ein kurzes Beispiel: 

Für eine Mitarbeiterin besteht bis zum 31.12.2022 eine Versicherung bei Krankenkasse „A“. Danach wechselt die Mitarbeiterin die Kasse und ist bei Krankenkasse „B“ versichert. 

Es besteht ein AU-Fall:

15.12.2022 bis 15.01.2023 mit folgenden Krankschreibungen: 

  • „Erst-Krankschreibung“: 15.12. bis 03.01.2023
  • "Folge-Krankschreibung“: (leer) bis 15.01.2023 

Die Daten der Erst-Bescheinigung erhalten Sie somit von Krankenkasse „A“, die Daten der Folge-Bescheinigung von der Krankenkasse „B“.

Laden Sie sich einfach unsere Präsentation zur eAU kostenfrei herunter. Zusätzlich informiert Sie unser Video ausführlich über das neue Verfahren.

Die neue eAU - Schritt für Schritt erklärt

In unserem Online-Seminar erläutern wir Ihnen die eAU im Detail und informieren Sie über welche Aufgaben durch das Verfahren auf Sie zukommen. Zusätzlich geben wir Ihnen anhand einiger Fallbeispiele auch praxisnahe Hinweise zu Anfragen und Rückmeldungen im neuen Datenaustauschverfahren.