Junge Frau mit Handy und Laptop an einem Tisch
Arbeitsunfähigkeit

Die digitale Krankmeldung (eAU) – weniger Aufwand und schnellere Wege für Firmen und Beschäftigte

Lesedauer unter 5 Minuten

Redaktion

  • Internetredaktion Barmer

Qualitätssicherung

  • Magdalena Thauern (Barmer Krankengeld)

Der gelbe Krankenschein gehört bald der Vergangenheit an. Denn die bisherige Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung in Papierform wird auf ein elektronisches Verfahren umgestellt. Wir haben für Sie verständlich zusammengefasst, wie die Einführung der digitalen Krankmeldung abläuft, welche Vorteile sie bringt und was Sie als Arbeitgeberin oder Arbeitgeber wissen sollten.

Das Arbeitgeberverfahren zur eAU schnell erklärt

In unserem kurzen Video fassen wir die wichtigsten Informationen zur neuen eAU für Sie zusammen.

Welche Vorteile bringt die elektronische Krankmeldung (eAU)?

Die neue elektronische Krankmeldung (eAU) bringt sowohl für Unternehmen als auch für Beschäftigte viele praktische Vorteile mit: weniger Aufwand bei der Anfertigung der AU-Bescheinigung, eine schnellere Übermittlung der Krankmeldung sowie eine digitale Erfassung der Fehlzeiten. Die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung bedeutet damit einen wichtigen Schritt in Richtung Digitalisierung des Gesundheitswesens. Denn die elektronische Krankmeldung spart Zeit und Geld – und nachhaltig ist sie obendrein. Denn für den Datenaustausch wird eine lückenlose und bei allen Beteiligten identische Dokumentation sichergestellt. Das heißt: weniger Bürokratie, weniger Personalaufwand. Erkrankte Beschäftigte müssen sich nicht mehr selbst um die Zustellung der Krankschreibung zur Krankenkasse und zu ihrem Arbeitgeber kümmern.

Die eAU ist nicht nur schnell und effizient, sie schont auch die Umwelt: Durch Einführung des elektronischen Datenaustauschs konnte die Barmer allein im Monat Juli 2022 5,4 Tonnen Papier einsparen. Wenn zum 1. Januar 2023 auch die Ausfertigung für Arbeitgeber digitalisiert wird, können die Papierverbräuche in der Gesetzlichen Krankenversicherung insgesamt um 1.400 Tonnen pro Jahr reduziert werden.

Wann wird die elektronische Krankmeldung (eAU) eingeführt?

Die Abkürzung eAU steht für "Elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung" und bedeutet, dass die Krankmeldung künftig nur noch in digitaler Form existiert. Früher stellte der Arzt oder die Ärztin die Krankschreibung in Papier aus – in dreifacher Form: für die Krankenkasse, den Arbeitgeber und die erkrankte Person. In den meisten Arztpraxen hat der gelbe Krankenschein schon ausgedient. Seit 1. Juli 2022 sind Ärzte und Ärztinnen verpflichtet, den Papierausdruck durch eine elektronische Bescheinigung zu ersetzen und die Krankmeldung digital an die Krankenkasse zu übermitteln. Das neue digitale Verfahren wird in diesem Bereich also schon seit einigen Monaten erfolgreich angewandt.

Am 1. Januar 2023 startet die nächste Stufe der elektronischen Krankmeldung. Dann entfällt auch der Ausdruck für die Arbeitgeber. Um einen Nachweis der Arbeitsunfähigkeit ihrer Beschäftigten zu erhalten, ist ab dem 1. Januar 2023 die Abfrage bei der zuständigen Krankenkasse für alle Unternehmen verpflichtend. Für Vorerkrankungsanfragen und Bemessungsdaten wird dieser digitale Weg bereits erfolgreich genutzt. Damit auch die AU-Bescheinigung auf digitalem Weg in die Firma gelangt, sind technische Anpassungen und interne Absprachen notwendig, bei denen Firmen frühzeitig eingebunden werden müssen. 

Wie funktioniert die neue elektronische Krankmeldung (eAU)?

Am grundsätzlichen Ablauf der Krankmeldung ändert sich nichts: Um Ansprüche auf Entgeltfortzahlung geltend zu machen, müssen Arbeitnehmende das Unternehmen unverzüglich über das Vorliegen und die Dauer einer Arbeitsunfähigkeit informieren. Dazu ein Beispiel: Die Barmer-Versicherte Anne B. wacht morgens mit starken Rückenschmerzen auf und meldet sich in ihrer Firma umgehend telefonisch krank. Sie kommt damit nicht nur einer Verpflichtung ihrem Arbeitgeber gegenüber nach, sondern macht so zugleich ihren Anspruch auf Entgeltfortzahlung geltend. Noch am gleichen Vormittag sucht Anne B. ihren Hausarzt auf, der eine Nervenentzündung diagnostiziert und Anne B. für eine Woche krankschreibt.

So läuft das neue Verfahren der elektronischen Krankmeldung (eAU) ab:

  1. Neben einem Rezept über ein schmerz- und entzündungshemmendes Medikament erhält Anne B. nur noch eine Bescheinigung über die Dauer ihrer AU, die ausschließlich für ihre Unterlagen bestimmt ist. Der Hausarzt nutzt nämlich die eAU.
  2. Anne B. informiert ihren Arbeitgeber umgehend über die Dauer ihrer AU.
  3. Die Arztpraxis gibt unterdessen postwendend eine elektronische Meldung an die Barmer ab. Optional kann sie die Krankschreibungen eines Tages aber auch sammeln und am Abend versenden.
  4. Die Barmer prüft die bei ihr eingegangenen Daten und überträgt sie in ihr System. Etwaige Fragen klärt sie in aller Regel direkt mit der Arztpraxis.
  5. Damit die Firma einen Nachweis über die AU von Anne B. hat, fragt sie am nachfolgenden Werktag die AU-Zeit bei der Barmer an. Dafür nutzt sie das neue Datenaustauschverfahren.
  6. Die Barmer bestätigt die Krankmeldung, indem sie die von der Praxis übermittelte AU-Zeit auf digitalem Wege an den Arbeitgeber weiterleitet.

Wie werden die AU-Daten künftig an die Arbeitgeber übermittelt?

Wenn Mitarbeitende sich bei Ihnen krankmelden oder Sie durch Dritte über eine Arbeitsunfähigkeit informiert werden, können Sie über Ihre Software eine Datenabfrage an die Barmer senden. Sobald uns die AU-Daten von der Arztpraxis übermittelt wurden, erhalten Sie diese als Antwort in Ihre Software zurück. Auch Zwischenmitteilungen, falls noch keine Daten vorliegen, oder negative Abschlussmeldungen, nach einer gewissen Wartezeit, sieht der Datenaustausch vor.

Die Krankenkassen übermitteln den Firmen künftig neben reinen AU-Zeiträumen auch Zeiten von stationären Krankenhausaufenthalten sowie die Angabe, ob es sich um einen Unfall handelt.

So bereiten Sie sich als Arbeitgeber auf die neue eAU vor: Sollten die Unternehmen von ihrem Softwareanbieter bereits das passende Update erhalten haben, können sie das neue Verfahren bei aktuellen Krankschreibungen bereits vorab testen. Schon jetzt kann die Barmer Arbeitgeberanfragen über den neuen Datenkanal komplett verarbeiten.

Die neue eAU - Schritt für Schritt erklärt

In unserem Online-Seminar erläutern wir Ihnen die eAU im Detail und informieren Sie über welche Aufgaben durch das Verfahren auf Sie zukommen. Zusätzlich geben wir Ihnen anhand einiger Fallbeispiele auch praxisnahe Hinweise zu Anfragen und Rückmeldungen im neuen Datenaustauschverfahren.

Sie möchten eine interne Schulung oder Weiterbildung zur elektronischen Krankmeldung anbieten? Dann laden Sie sich einfach unsere Präsentation zur eAU kostenfrei herunter. 

Was müssen Arbeitgeber zur eAU sonst noch wissen?

Ausnahmen: Bei privatärztlichen Krankschreibungen oder Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen aus dem Ausland greift das Verfahren der eAU nicht. Für diese Zeiten ist keine Antwort der Krankenkassen möglich.

Minijobs: Die AU-Daten für geringfügig Beschäftigte können durch das neue Verfahren ebenfalls abgefragt werden. Das Verfahren verläuft ebenso wie allen anderen Mitarbeitenden, dass Sie durch eine Anfrage bei uns ins Rollen bringen. 

Meldungen: Wenn durch die Krankenkasse kein relevanter AU-Zeitraum festgestellt werden konnte, erfolgt eine elektronische Rückmeldung mit Grund „4 = eAU oder Zeiten eines stationären Aufenthaltes liegen nicht vor“. Die Rückmeldung stellt für das Unternehmen eine Zwischennachricht dar, während die Krankenkasse weitere 14 Tage regelmäßig prüft, ob entsprechende eAU-Daten eingehen. Ist dies der Fall, werden die Daten ohne erneute Aufforderung übermittelt.

Software:  Bitte übermitteln Sie uns die Abfrage ausschließlich im Datenaustauschverfahren. Auch unsere Antwort kann nur hierüber erfolgen. Eine schriftliche oder telefonische Auskunft ist nicht möglich. Sofern Sie aktuell noch nicht an einem digitalen Datenaustauschverfahren teilnehmen oder Ihnen keine Software für den neuen Datenaustausch "eAU" zur Verfügung steht, können Sie mit geringem Verwaltungsaufwand die grundsätzlich kostenlose Software sv.net nutzen.

Sie haben noch Fragen? Weitere Antworten finden Sie in unserer FAQ zum Arbeitgeberverfahren eAU.

FAQ zur eAU

Wo bekommen Arbeitgeber Hilfe bei der Softwarenutzung?

Leider können die Krankenkassen hier keine Hilfe leisten. Wir haben keinen Einblick in die einzelnen Softwareprodukte am Markt. Hierfür wenden Sie sich bitte an Ihre IT, Ihren IT-Dienstleister oder den Softwareanbieter.