Eine kleine Personengruppe sitzt zusammen in einem Besprechungsraum. Notebooks und Handys liegen auf dem Tisch.
Sozialversicherung 2024

Das ändert sich 2024 im elektronischen Meldeverfahren

Lesedauer unter 6 Minuten

Redaktion

  • Internetredaktion Barmer

Das Jahr 2024 hält viele Änderungen im Meldeverfahren für Unternehmen bereit. Wir haben die wichtigsten Dinge für Sie auf dieser Seite zusammengefasst.

Neuerungen im eAU-Verfahren bei Krankenkassenwechsel

Bei einem Krankenkassenwechsel während einer Arbeitsunfähigkeit kommt es aktuell noch zu Problemen im Verfahren zur elektronischen Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU). Ab April 2024 gibt es Neuerungen im Verfahren, die das Problem beheben.

Das eAU-Verfahren wird seit einigen Jahren schrittweise eingeführt. Seit Januar 2023 ist die eAU für alle Beteiligten verpflichtend – auch für Sie als Unternehmen. Das heißt: Krankmeldung und -abruf erfolgen nur noch digital.

Bei einer Arbeitsunfähigkeit übermitteln Arztpraxis oder Klinik die Meldung direkt und digital an die jeweilige Krankenkasse. Krankgeschriebene Beschäftigte informieren Sie als Arbeitgeber. Sie rufen anschließend die entsprechenden Daten elektronisch bei der zuständigen Krankenkasse ab.

Wechselt ein Beschäftigter oder eine Beschäftigte während einer Arbeitsunfähigkeit die Krankenkasse, führt das aktuell noch zu einer Informationslücke im eAU-Verfahren: Gilt die Krankmeldung über das Versicherungsende hinaus, liegt sie nur der bisherigen Krankenkasse vor. Die neue Krankenkasse hingegen ist nicht über die Krankschreibung informiert.

Ab dem 01.04.2024 wird diese Informationslücke nun geschlossen: Die alte Krankenkasse muss bei einem Wechsel während der Arbeitsunfähigkeit alle Informationen über die AU aktiv an die neue Krankenkasse weiterleiten. Dies gilt nicht beim Wechsel in eine private oder ausländische Krankenkasse.

Für die Zeit bis dahin ist ein Ersatzverfahren definiert. Die Krankenkassen verschicken die Daten der Krankmeldung untereinander per Post.

Was heißt das nun für Sie als Arbeitgeber, wenn Sie ab April 2024 eine AU-Abfrage bei der neuen Krankenkasse machen möchten?

Die neue Krankenkasse leitet in diesem Fall Ihre Anfrage an die bisherige weiter, wenn ihr noch keine Daten vorliegen. Dann bekommen Sie von beiden Krankenkassen eine Information: Eine Kasse meldet, dass ihr keine eAU-Daten vorliegen. Die andere meldet Ihnen die eAU-Daten.

Möglich ist auch, dass noch keine der beiden Krankenkassen Informationen zur Arbeitsunfähigkeit vorliegen hat. In diesem Fall erfolgt beide Male die gleiche Meldung: keine eAU vorliegend. Die Krankenkasse, die zu einem späteren Zeitpunkt die eAU-Daten bekommt, meldet Ihnen diese dann entsprechend.

Die Elternzeit im elektronischen Meldeverfahren

Bisher mussten Sie bei Beschäftigten, die Elternzeit nehmen, nur eine Unterbrechungsmeldung an die zuständige Krankenkasse senden. Die Dauer der Elternzeit musste nicht gemeldet werden. Das soll sich mit dem neuen Elternzeit-Meldeverfahren ändern, das ab Januar 2024 in Kraft tritt. Arbeitgeber sind dann verpflichtet, Beginn und Ende der Elternzeit an die jeweilige Krankenkasse zu übermitteln.

Wie Sie diese Meldung durchführen, lesen Sie auf unserer Seite zum Elternzeit-Meldeverfahren.

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Meldeverfahren für die Unbedenklichkeitsbescheinigung

Bislang konnten Sie eine Unbedenklichkeitsbescheinigung formlos beantragen. Ab Januar 2024 ist das nicht mehr möglich: Dann kommt ein verpflichtendes elektronisches Verfahren für den Antrag und die Bescheinigung.

Eine Unbedenklichkeitsbescheinigung dient als Nachweis gegenüber anderen Unternehmen, Banken oder Institutionen – etwa bei öffentlichen Ausschreibungen. Mit dieser Bescheinigung können Sie beispielsweise zeigen, dass Sie Ihren Beitragszahlungspflichten zuverlässig nachkommen.

So erhalten Sie diese Bescheinigung:

  1. Die Unbedenklichkeitsbescheinigung beantragen Sie bei der zuständigen Krankenkasse (als Einzugsstelle des Gesamtsozialversicherungsbeitrags) oder der Minijob-Zentrale.
  2. Sie können eine einmalige Bescheinigung anfordern oder ein Abomodell wählen. Mit dem Abo erhalten Sie die Bescheinigung auf Wunsch monatlich, viertel- oder halbjährlich – bis auf Widerruf des Abos. Sollten Sie bereits ein Abo haben, müssen Sie es mit Beginn des elektronischen Verfahrens neu beantragen.
  3. Die Beantragung erfolgt über ein Entgeltabrechnungsprogramm oder eine systemgeprüfte Ausfüllhilfe wie das SV-Meldeportal.
  4. Die Rückmeldung erfolgt elektronisch mit einem Datensatz an Sie.
  5. Sie können jemand anderen, etwa Ihren Steuerberater, bevollmächtigen, die Unbedenklichkeitsbescheinigung für Ihr Unternehmen zu beantragen. Diese Vollmacht muss der Anforderung als PDF beigefügt werden.
  6. Die Unbedenklichkeitsbescheinigung erhalten Sie auf Deutsch und auf Wunsch zusätzlich auch auf Englisch.

Die Unbedenklichkeitsbescheinigung gibt es in zwei Ausführungen:

Die qualifizierte Unbedenklichkeitsbescheinigung gibt Auskunft darüber, dass in den sechs Monaten vor der Anforderung die Beitragsnachweise und Zahlungen vollständig und pünktlich eingegangen sind.

Die einfache Bescheinigung wird dann ausgestellt, wenn aktuell keine Beitragsrückstände vorliegen, es aber in der Vergangenheit zu Problemen mit den Nachweisen und/oder Zahlungen kam. Für aktuelle Probleme sind gegebenenfalls Sonderregelungen möglich.

Elektronische Abfrage der Krankenkasse und der Versicherungsnummer bei Neueinstellungen

Sie haben einen neuen Mitarbeiter eingestellt, kennen aber die zuständige Krankenkasse oder die Rentenversicherungsnummer nicht? Ab 2024 können Sie beides über eine elektronische Abfrage herausfinden.

Im Idealfall informieren Sie Ihre Mitarbeitenden über ihre Krankenkasse. Das ist aber nicht immer so. Liegen Ihnen entweder keine, nur unvollständige oder gar falsche Informationen vor, können Sie die zuständige Krankenkasse ab dem 01.01.2024 über den GKV-Spitzenverband abfragen.

Ablauf der Abfrage:

  • Zur Abfrage nutzen Sie Ihr Abrechnungsprogramm (ein Zusatzmodul) oder eine elektronische Ausfüllhilfe wie das SV-Meldeportal.
  • Sie können Ihre Abfrage beim Verband unter dem Nachrichtentyp „Abfrage Mitgliedschaft Krankenkasse“ stellen.
  • Eine Antwort erhalten Sie in der Regel nach 24 Stunden.

 

Unter dem Nachrichtentyp „Angabe Mitgliedschaft Krankenkasse“ bekommen Sie als Antwort vom Spitzenverband entweder:
eine „1“ (für: eine Mitgliedschaft ermittelt bei Vollständigkeit der Rückmeldungen der Krankenkassen) oder 
eine „2“ (für: Mitgliedschaft nicht ermittelt, Rückmeldungen der Krankenkassen nicht vollständig oder Bestätigung für Mitgliedschaft durch mehr als eine Krankenkasse).

Wurde eine Mitgliedschaft ermittelt, wird zusätzlich die Betriebsnummer der Krankenkasse angegeben. Konnte keine Mitgliedschaft ermittelt werden, müssen Sie Ihre Beschäftigten darauf ansprechen.

Egal wie die Rückmeldung des GKV-Spitzenverbands ausfällt: Sie ersetzt die elektronische Mitgliedsbestätigung der Krankenkasse nicht.

Wichtig zu wissen:
Für die Abfrage der Mitgliedschaft in einer Krankenkasse müssen Sie unter anderem die Versicherungsnummer der neuen Mitarbeitenden angeben.

Für die Rentenversicherungsnummer gilt das Gleiche: Neue Beschäftigte müssen Ihnen ihre Versicherungsnummer nachweisen. Dies können sie entweder mit ihrem Sozialversicherungsausweis oder einem Schreiben der Deutschen Rentenversicherung („Versicherungsnummernachweis“) tun. Die Versicherungsnummer wird in die Entgeltunterlagen aufgenommen und dient künftig den DEÜV-Meldungen.

Liegt Ihnen die Nummer nicht vor, müssen Sie diese ab dem 01.01.2024 vor der Anmeldung des neuen sozialversicherungspflichtigen Beschäftigungsverhältnisses bei der Datenstelle der Rentenversicherung (DSRV) abfragen. Dazu müssen Sie das elektronische Verfahren zur Abfrage der Rentenversicherungsnummer und den Datensatz DSVV nutzen. Dies gilt sowohl für die DEÜV-Meldung über Ihr Entgeltprogramm als auch über eine elektronische Ausfüllhilfe.

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sv.net wird abgeschaltet: Jetzt zum SV-Meldeportal wechseln

Falls Sie bisher die Ausfüllhilfe sv.net genutzt haben, sollten Sie jetzt zum SV-Meldeportal wechseln. Denn: sv.net wird 2024 abgeschaltet.

Bis zum 31.12.2023 steht Ihnen sv.net noch mit allen Funktionen zur Verfügung. Ab dem 01.01.2024 werden diese eingeschränkt. Meldungen für das Jahr 2023 können Sie 2024 dann nicht mehr erstellen. Sie können zwar noch Daten übermitteln, Rückmeldungen aber teilweise nicht mehr abrufen.

Am 01.03.2024 wird sv.net nach über 20 Jahren endgültig abgeschaltet. Ein Umbau oder eine Erweiterung sind aus wirtschaftlicher Sicht nicht sinnvoll. Außerdem hätten nicht alle gesetzlichen Vorgaben in sv.net umgesetzt werden können.

Wichtig zu wissen:
Eine Datenübernahme aus sv.net in das SV-Meldeportal ist nicht möglich. Die Daten sind nicht kompatibel, und ein Import konvertierter Daten wäre zu fehleranfällig. Oberstes Ziel bleibt die Sicherheit der Datenhoheit.

Alle Informationen zum SV-Meldeportal

Was ist das SV-Meldeportal? Wie können Sie sich anmelden? Für welche Vorgänge können Sie das SV-Meldeportal nutzen? Alle Antworten auf diese Fragen haben wir Ihnen auf einer Seite zusammengefasst.

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Meldungen zur Sozialversicherung

Als Unternehmen sind Sie gesetzlich verpflichtet, Meldungen zur Sozialversicherung zu erstatten. In unserem Sozialversicherungslexikon haben wir für Sie die wichtigsten Informationen zum Thema Meldungen zusammengestellt.

Literatur