Ob unter Palmen, in Metropolen oder auf dem Land – Arbeiten am Urlaubsort wird immer beliebter. Das Arbeitsmodell „Workation“ macht es möglich. Was Workation genau ist, welche rechtlichen Voraussetzungen gelten und wie Unternehmen davon profitieren, erklären wir hier.
Was ist Workation?
Welche Definition sich hinter „Workation“ verbirgt, lässt sich leicht erraten. Der Begriff setzt sich aus den englischen Wörtern „work“ (Arbeit) und „vacation“ (Urlaub) zusammen. Und genau das ist eine Workation auch: eine Kombination aus Arbeit und Urlaub. Mitarbeitende erledigen ihre beruflichen Aufgaben von einem anderen Ort aus – häufig an einem Urlaubsziel im Ausland. Deshalb wird auch oft vom „Homeoffice im Ausland“ gesprochen. Das Arbeitsverhältnis bleibt während einer Workation bestehen.
Im Unterschied zu heimlichen „Hush-Trips“ ins Ausland ist Workation mit dem Arbeitgeber abgesprochen und als solche offiziell erfasst.
Wichtig: Eine dauerhafte Tätigkeit im Ausland gilt nicht als Workation. Auch die Arbeit in einer ausländischen Niederlassung einer deutschen Firma ist keine Workation.
In welchen Berufen und Branchen ist Workation möglich?
Die Digitalisierung, Homeoffice und flexible Arbeitszeitmodelle wie Gleitzeit machen es möglich. Mittlerweile können immer mehr Angestellte ihren virtuellen Schreibtisch überall auf der Welt aufstellen.
In folgenden Branchen ist Workation am häufigsten vertreten:
Informatik
Marketing und Beratung
Rechnungswesen und Steuerberatung
Personalentwicklung
Kundendienst
Nicht jede Tätigkeit ist für eine Workstation geeignet. Vor allem in Produktionsberufen oder bei Tätigkeiten, die einen physischen Arbeitsplatz erfordern (z. B. medizinische Berufe), ist eine Workation in der Regel nicht umsetzbar.
Welche rechtlichen Aspekte gelten für eine Workation?
Wenn Sie als Arbeitgeber eine Workation anbieten möchten, sollten Sie die rechtlichen Rahmenbedingungen im Auge behalten.
Es gilt deutsches Arbeitsrecht – mit Ausnahmen
Bei einer vorübergehenden Verlagerung des Arbeitsplatzes ins Ausland (maximal vier Wochen) gilt deutsches Arbeitsrecht. Allerdings gibt es aufgrund der geltenden Rom-I-Verordnung Ausnahmen.
Ein Beispiel: Ein deutscher Arbeitnehmer möchte den August in Italien verbringen und von dort arbeiten. Grundsätzlich gilt das deutsche Arbeitsrecht. Der 15. August ist jedoch in Italien ein Nationalfeiertag (Ferragosto). Das bedeutet, dass auch der Arbeitnehmer aus Deutschland an diesem Tag nicht arbeiten darf.
Für eine längere Workation (mehr als sechs Monate) gilt das Arbeitsrecht des jeweiligen Ziellandes. Dies betrifft Arbeitszeiten, Urlaubsansprüche, Kündigungsfristen und Entlohnung.
Nachweispflichten und Visa-Bestimmungen beachten
Dauert der Auslandsaufenthalt länger als vier Wochen, greift das Nachweisgesetz. Dieses verlangt, dass Arbeitgeber ihren Beschäftigten einen schriftlichen Nachweis aushändigen müssen. Die Bescheinigung enthält zusätzliche Angaben zur Workation, wie z. B. die genaue Dauer des Aufenthalts oder die Währung, in der das Arbeitsentgelt gezahlt wird.
Bei längeren Aufenthalten in Nicht-EU-Ländern kann zusätzlich ein Arbeitsvisum erforderlich sein, wie zum Beispiel in den Vereinigten Arabischen Emiraten. Vor einer Workation sollen deshalb immer die nationalen Bestimmungen des Ziellandes berücksichtigt werden.
Wer keine Arbeitserlaubnis hat, gilt als illegal beschäftigt. Das kann zu Einreiseverboten oder Gewerbeuntersagungen für Arbeitgeber führen. Außerdem drohen hohe Bußgelder.
Freizügigkeit innerhalb der EU vereinfacht Workation
Aufgrund der Freizügigkeit innerhalb des EWR und der Schweiz können sich Beschäftigte zu Arbeitszwecken uneingeschränkt in einem Mitgliedstaat aufhalten. Sie benötigen weder ein Einreisevisum noch eine Arbeitserlaubnis. Allerdings bestehen in fast allen Mitgliedstaaten Melde- und Registrierungspflichten, die zu beachten sind.
Die 183-Tage-Regelung entscheidet über Steuerpflicht
Die Dauer der Workation hat Auswirkungen auf die Steuer. Mitarbeitende bleiben in Deutschland steuerpflichtig, wenn sie nicht mehr als 183 Tage im Jahr im Ausland arbeiten. Dauert der Aufenthalt länger, entsteht eine Lohnsteuerpflicht im Arbeitsland.
Sozialversicherung während der Workation
Für eine Workation ist ein umfassender Versicherungsschutz unerlässlich. Aus sozialversicherungsrechtlicher Sicht gilt eine Workation im EU-Ausland als Entsendung. Das hat die Europäische Kommission 2022 festgelegt. Für Arbeitgeber bedeutet dies: Wenn Sie einer Workation zustimmen, verpflichten Sie sich nach § 17 SGB V für den Krankenversicherungsschutz Ihrer Mitarbeitenden und der begleitenden Familienangehörigen.
Bei einer Workation in einem EU-Staat, einem Staat des Europäischen Wirtschaftsraums und in der Schweiz benötigen Ihre Angestellten eine A1-Bescheinigung. Diese Bescheinigung dient dem Nachweis der Versicherungszugehörigkeit.
In Ländern außerhalb der EU muss geprüft werden, ob zwischen Deutschland und dem jeweiligen Staat ein Sozialversicherungsabkommen besteht. Es ist ratsam, sich frühzeitig fachkundigen Rat einzuholen.
Kostenlose Beratung zur internationalen Beschäftigung
Sie haben Fragen zu Anträgen zur Auslandsentsendung? Oder möchten wissen, wie Sie eine A1-Bescheinigung erstellen können? Wir helfen Ihnen weiter.
Die meisten Workations dauern so lange wie ein Urlaub, also etwa eine bis drei Wochen. Eine Begrenzung für die maximale Dauer einer Workation gibt es nicht. Jedoch müssen Arbeitgeber arbeits- und steuerrechtliche Bestimmungen beachten, wenn die Workation länger als vier Wochen dauert.
In der Regel geht eine Workation nicht über eine normale Urlaubszeit hinaus.
Was müssen Arbeitgeber bei Workations beachten?
Bislang gibt es im deutschen Arbeitsrecht noch keine Definition von Workation. Wir empfehlen Unternehmen daher, klare vertragliche Regelungen zu treffen.
Wie viele Tage im Jahr sind für die Auswärtstätigkeit vorgesehen? Gibt es eine Obergrenze? Welche Zeiträume sind für die Workation möglich? Legen Sie die Rahmenbedingungen möglichst detailliert fest.
Wie wird sichergestellt, dass Mitarbeitende auch während der Workation ihre Arbeitszeiten einhalten und erreichbar sind? Eine Kernarbeitszeit oder die Vereinbarung flexibler Arbeitszeiten kann hier sinnvoll sein.
Bei der Wahl des Ziellandes sollten Sie darauf achten, dass die Zeitzonen nicht zu weit auseinander liegen. Der Austausch mit Kollegen, Kolleginnen und Vorgesetzten im Heimatland sollte jederzeit gut möglich sein. Unsichere Länder oder Länder mit schlechter medizinischer Versorgung sind nicht für eine Workation geeignet.
Flüge, Unterkunft, Arbeitsplatz – bevor es ins Ausland geht, müssen alle organisatorischen Voraussetzungen geklärt werden. Insbesondere die Arbeitsausstattung (z. B. Laptop, VPN, Internetverbindung, Smartphone etc.) ist wichtig.
Besprechen Sie frühzeitig mit Ihren Mitarbeitenden, wer welche Kosten für den Arbeitseinsatz übernimmt. Dazu gehören beispielsweise die Kosten für Unterkunft, An- und Abreise oder Verpflegung.
Bleiben Sie up to date mit dem Barmer Newsletter für Unternehmen
Erhalten Sie monatliche Updates zu Änderungen in der Sozialversicherung. Wir bewerten für Sie die wichtigsten Neuerungen im Sozial-, Arbeits- und Steuerrecht.
Workations bieten Arbeitgebern eine Reihe von Vorteilen, insbesondere im Hinblick auf die Mitarbeiterbindung und Fachkräftegewinnung:
Wettbewerbsvorteil im War for Talents: Unternehmen, die Workations ermöglichen, heben sich von der Konkurrenz ab und können besonders hochqualifizierte Bewerber und Bewerberinnen für sich gewinnen. Gerade in digitalen Berufen oder Tätigkeiten, die keinen festen Arbeitsplatz erfordern, ist Flexibilität zunehmend gefragt.
Workation gehört zu den New-Work-Modellen, die vor allem bei jüngeren Mitarbeitenden gefragt sind.
Erhöhte Motivation und Kreativität: Der Tapetenwechsel durch eine Workation fördert Kreativität und Innovation. Dies ist besonders für Unternehmen von Vorteil, die auf Teamarbeit und kreative Lösungen angewiesen sind.
Bessere Work-Life-Balance: Eine Workation trägt zur Erholung bei und hilft Mitarbeitenden, Stress abzubauen. Das wirkt sich positiv auf die Produktivität und das Wohlbefinden aus. Auch die persönliche Zufriedenheit kann steigen, was die Mitarbeiterbindung stärkt.
Auf dieser Website verwenden wir auf einigen Seiten Videos von youtube. Damit Sie auf diese zugreifen können, bedarf es Ihrer aktiven Zustimmung. Mit dieser Einstellung können Sie diese Videos auf dieser Website aktivieren. Wir möchten Sie darauf hinweisen, dass nach der Aktivierung Daten an youtube übermittelt werden können.
