Online-Seminar: Erfolgsfaktor Betriebliches Eingliederungsmanagement (BEM)

Grundsätzlich zählen bei der Berechnung der Sechs-Wochen-Frist alle Arbeitsunfähigkeitstage. Dies ist unabhängig davon, auf welcher Krankheit oder auf welchen Krankheiten die Arbeitsunfähigkeit beruht. Es ist daher weder erforderlich, dass alle Krankheitstage auf dem selben Leiden beruhen, noch kommt es darauf an, ob es sich bei den einzelnen Krankheiten um körperliche oder psychische Erkrankungen handelt. 

Ein Beispiel: Im November eines Jahres erkrankt eine Beschäftigte an einer Grippe und kann deswegen für drei Wochen nicht ihrer Arbeit nachkommen. Bricht sich die gleiche Person nun im Januar des nachfolgenden Jahres beim Skifahren das Handgelenk und kann aus diesem Grund für vier Wochen nicht ihrer Arbeit nachkommen, erfüllt sie nach drei Wochen die Voraussetzung von sechs Wochen Arbeitsunfähigkeit innerhalb der letzten zwölf Monate. Es ist ihr nun ein BEM anzubieten. Zu berücksichtigen sind alle krankheitsbedingten Fehlzeiten; hierzu zählen auch Abwesenheitszeiten aufgrund der Teilnahme an einer Rehabilitationsmaßnahme. Der Zeitraum ist dabei nicht auf das Kalenderjahr beschränkt. Es ist unerheblich, ob die Gründe für die Arbeitsunfähigkeit betrieblicher oder privater Natur sind.

Ja. Das Gesetz stellt allein auf die Dauer von „mehr als sechs Wochen krankheitsbedingte Arbeitsunfähigkeit“ innerhalb der letzten zwölf Monate ab. Deshalb spricht nichts dagegen, auch bei wiederholten kurzzeitigen Erkrankungen auf die Zahl der krankheitsbedingten Arbeitsunfähigkeitstage abzustellen und nicht nur auf die Zahl der Arbeitstage, die aufgrund einer Krankheit tatsächlich nicht wahrgenommen werden konnten. Erfolgt die Berechnung der Frist allerdings auf dieser Basis, sind auch bei wiederholten kürzeren Erkrankungen die Gesamtzahl der Arbeitsunfähigkeitstage zu berücksichtigen. In diesem Fall ist die Frist dann erreicht, wenn innerhalb der letzten zwölf Monate mehr als 42 Kalendertage mit krankheitsbedingter Arbeitsunfähigkeit aufgetreten sind.

Praxisgerechter dürfte es allerdings sein, konsequent auf die vereinbarten Arbeitstage abzustellen, die von der betreffenden Person zu erbringen sind, und dann die darauf entfallenden Krankheitstage zu berechnen.

Ist ein Beschäftigter fortlaufend krank und deswegen nicht in der Lage, seine Arbeit zu verrichten, kann die Berechnung auf zwei Wegen erfolgen: So können zunächst die einzelnen Kalendertage (Wochentage) gezählt werden, an denen die betroffene Person arbeitsunfähig erkrankt ist. In diesem Fall ist die Sechs-Wochen-Frist nach dem Ablauf von 42 Kalendertagen (42 Tage = sechs Wochen mit jeweils sieben Kalendertagen) erfüllt und dem Betroffenen ein BEM-Verfahren anzubieten. Alternativ dazu kann aber auch auf die Anzahl der Arbeitstage abgestellt werden, an denen die betroffene Person aufgrund der Erkrankung nicht arbeiten konnte. Dabei ist in diesem Fall die Zahl der erforderlichen Krankheitstage an die Anzahl der Arbeitstage anzupassen, an denen pro Woche üblicherweise zu arbeiten ist. Arbeitet eine Person beispielsweise in der üblichen Fünf-Tage-Woche, beträgt die Zahl der notwendigen Arbeitsunfähigkeitstage 30 (Sechs Wochen zu je fünf Arbeitstagen). Dieser Person wäre also ein BEM anzubieten, sobald an mehr als 30 Arbeitstagen Arbeitsunfähigkeit vorgelegen hat und deswegen die Arbeit nicht verrichtet werden konnte. Arbeitet eine in Teilzeit beschäftigte Person demgegenüber nur an drei Tagen in der Woche, ist die „Sechs-Wochen-Frist“ dann erfüllt, wenn an mehr als 18 Arbeitstagen (Sechs Wochen zu je drei Arbeitstagen) hintereinander Arbeitsunfähigkeit vorgelegen hat.

Ein Beispiel: Ein Beschäftigter ist bei einem Unternehmen in Vollzeit tätig und arbeitet jeweils montags bis freitags an insgesamt 38,5 Stunden pro Woche. Zieht er sich nun an einem Sonntag eine Erkrankung zu und ist deswegen für „eine Woche arbeitsunfähig“, wären sieben Arbeitsunfähigkeitstage zu zählen, wenn von 42 erforderlichen Kalendertagen ausgegangen wird. Praxisgerechter ist es allerdings, von der vertraglich geschuldeten Arbeitszeit auszugehen (fünf Arbeitstage pro Kalenderwoche), so dass für diese Person eine Frist von 30 Arbeitstagen (fünf Arbeitstage in sechs Kalenderwochen) innerhalb von zwölf Monaten gilt. In diesem Fall wären nun fünf Tage mit krankheitsbedingter Arbeitsunfähigkeit auf die in diesem Fall erforderliche Frist von 30 Arbeitstagen innerhalb von zwölf Kalendermonaten anzurechnen. 

Ist ein Beschäftigter immer wieder für eine kürzere Zeit arbeitsunfähig erkrankt, ohne dass die einzelnen Krankheitszeiten sechs Wochen umfassen, ist bei der Berechnung der Sechs-Wochen-Frist auf die Zahl der pro Woche vereinbarten Arbeitstage des oder der Betroffenen abzustellen. Arbeitet der Beschäftigte beispielsweise in einer Fünf-Tage-Woche, ergibt sich daraus eine Frist von 30 Arbeitsunfähigkeitstagen innerhalb von 12 Monaten (30 Tage = sechs Wochen zu je fünf Arbeitstagen). Bei einer Sechs-Tage-Woche ist eine Frist von 36 Arbeitstagen (36 Tage = sechs Wochen zu je sechs Arbeitstagen) beziehungsweise bei einer Vier-Tage-Woche eine Frist von 24 Arbeitstagen mit krankheitsbedingter Arbeitsunfähigkeit maßgeblich.

Inwieweit derartige Tage bei der Berechnung der Frist zu berücksichtigen sind, hängt davon ab, ob der Beschäftigte während der Kur beziehungsweise der Teilnahme an Rehabilitationsmaßnahme arbeitsfähig oder arbeitsunfähig gewesen ist. Erfolgt also beispielsweise eine Rehabilitationsmaßnahme oder eine Kur im Anschluss an eine akute Erkrankung, wird in der Regel davon auszugehen sein, dass der Beschäftigte auch während dieser Zeiten noch arbeitsunfähig krank ist, so dass diese Tage bei der Berechnung der Frist zu berücksichtigen sind. Handelt es sich jedoch um eine Kur zur Unterstützung der allgemeinen Gesundheit des oder der Betroffenen oder zur Prävention einer Krankheit, fehlt es an der erforderlichen krankheitsbedingten Arbeitsunfähigkeit, so dass diese Tage bei der Berechnung nicht zu zählen sind. Fallbeispiel: Aufgrund einer schweren Knieverletzung begibt sich ein Beschäftigter nach einer erforderlichen Operation und dem anschließenden Krankenhausaufenthalt in eine Reha-Einrichtung, um dort die Folgen der Verletzung zu überwinden und die Beweglichkeit des Knies wiederherzustellen. Auch während des Aufenthalts in der Rehabilitationseinrichtung liegt Arbeitsunfähigkeit vor, so dass die Tage bei der Berechnung der Sechs–Woche-Frist zu berücksichtigen sind.

Eine Einladung zum BEM kann schon während der AU verschickt werden bzw. muss (gesetzliche Verpflichtung) sobald die "Sechs-Wochen-Frist" erreicht ist, selbst wenn der Mitarbeitende noch krank ist. BEM ist die Abkürzung für Betriebliches Eingliederungsmanagement. Seit 2004 sind alle Arbeitgebende gesetzlich verpflichtet, Beschäftigten, die innerhalb von 12 Monaten wiederholt oder ununterbrochen länger als 6 Wochen arbeitsunfähig sind, ein BEM anzubieten. Gesetzliche Grundlage ist das Neunte Buch Sozialgesetzbuch [§ 167 Abs. 2 SGB IX]

Sie können ein BEM-Gespräch aber auch schon vorher anbieten. Dies geschieht dann nicht aus gesetzlicher Pflicht, sondern als präventive Maßnahme, um die Gesundheit der Mitarbeiter zu fördern und erneuten Ausfällen vorzubeugen. 

Am Informationsgespräch können mit Einverständnis oder auf Wunsch des Mitarbeiters auch weitere Personen und Stellen beteiligt werden. Der Beschäftigte kann eine von ihm ausgewählte Vertrauensperson zum gesamten
BEM hinzuziehen (z.B. Lebenspartner, Bekannter oder Rechtsanwalt). Für die Beiziehung einer Vertrauensperson ggfs. entstehende Kosten trägt der Arbeitnehmer. Das Gespräch kann jedoch auch unter vier Augen erfolgen.

Im Informationsgespräch muss der Arbeitgeber den Mitarbeiter über Möglichkeiten und Grenzen des BEM aufklären: Wie die Arbeitsunfähigkeit überwunden, mit welchen Leistungen oder Hilfen einer erneuten Arbeitsunfähigkeit vorgebeugt und die Rückkehr des Mitarbeiters an den Arbeitsplatz sichergestellt werden kann, soll erörtert werden. Auch sollten offene Fragen geklärt werden, beispielsweise zum Ablauf, zur Freiwilligkeit oder zum Datenschutz. Inhalt und Ergebnis des Gesprächs sollten dokumentiert werden. Sofern nicht bereits geschehen, sollte spätestens beim Informationsgespräch die schriftliche Einwilligung des Beschäftigten zur Durchführung eines BEM-Verfahrens eingeholt werden.

Die Einwilligung ist nur wirksam, wenn sie auf einer freien Entscheidung des Mitarbeiters beruht. Da die schriftliche Einwilligung keine tatbestandliche Voraussetzung für die Durchführung eines BEM ist, muss das Verfahren trotzdem so weit als möglich fortgeführt werden. Stimmt der Betroffene dem BEM-Verfahren grundsätzlich nicht zu, ist dies schriftlich festzuhalten. 

Eingliederungsgespräch
Nicht immer wird sich bereits im Informationsgespräch klären lassen, welche weiteren Schritte zu veranlassen sind. In einigen Fällen werden zusätzliche Informationen notwendig sein, um geeignete Maßnahmen einleiten zu können.

Über die Teilnahme dieser unterstützenden Personenkreise entscheidet die BEM-berechtigte Person vorab im Erstgespräch. Alle Beteiligten unterliegen der Schweigepflicht.

Inklusionsbeauftragte des Arbeitgebers nach § 181 SGB IX muss jede Arbeitgeberin beziehungsweise jeder Arbeitgeber mindestens eine Inklusionsbeauftrage oder einen Inklusionsbeauftragten bestellen, sobald Menschen mit Schwerbehinderung oder Gleichstellung beschäftigt sind. Dies gilt auch, wenn bereits eine Schwerbehindertenvertretung im Unternehmen existiert. Nach Möglichkeit sollen die Inklusionsbeauftragten selbst schwerbehindert sein oder sich im Schwerbehindertenrecht auskennen. Sie arbeiten mit der Arbeitsagentur und dem Integrationsamt/​Inklusionsamt zusammen.

Aufgaben/​Tätigkeiten der Inklusionsbeauftragten:Inklusionsbeauftragte sind Kontaktpersonen auf Arbeitgeberseite für die schwerbehinderten und gleichgestellten Beschäftigten wie auch für die Schwerbehindertenvertretung und den Betriebsrat oder den Personalrat, achten auf die Einhaltung der Verpflichtungen zum Schutz und zur Förderung der schwerbehinderten Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter und schützen Arbeitgeberinnen und Arbeitgeber so vor Pflichtverletzungen, wirken im Konfliktfall auf einen gerechten Interessenausgleich zwischen allen Beteiligten hin, vertreten die Arbeitgeberinnen und Arbeitgeber in allen Angelegenheiten, die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter mit Schwerbehinderung betreffen, wägen im Falle eines Interessenkonfliktes die Interessen der schwerbehinderten Beschäftigten gegen die des Betriebes ab und beraten die Arbeitgeberinnen und Arbeitgeber entsprechend.

Inklusionsbeauftragte nehmen in der Regel nicht am BEM-Verfahren/-Gespräch teil. Wenn es um einen schwerbehinderten oder gleichgestellten Mitarbeitenden geht, dann wäre hier die Schwerbehindertenvertretung mit einzuladen.

Eine direkte gesetzliche Vorgabe, bestimmte Personen in ein BEM-Team einzubeziehen, gibt es nicht. Aus dem Sinn und Zweck des Betrieblichen Eingliederungsmanagements lässt sich jedoch ableiten, dass ein BEM-Team in der Regel aus folgenden Personen gebildet werden sollte:

• einem oder mehrerer Vertreter des Arbeitgebenden, der/die auch zur Vornahme von Entscheidungen und Durchführung von Maßnahmen berechtigt sein sollten, um das Betriebliche Eingliederungsmanagement eigenständig einleiten und durchführen zu können,
• gegebenenfalls einem Fallmanager / einer Fallmanagerin, der/die ein konkretes Verfahren über die gesamte Dauer hinweg betreut und als Ansprechpartner für die BEM-berechtigte Person und die anderen Akteurinnen und Akteure dient. Dabei kann die Funktion des „Fallmanagers“ entweder von einem Mitglied des BEM-Teams des Unternehmens übernommen werden oder von einer externen Person, die sich auf die Begleitung entsprechender Verfahren spezialisiert hat,
• dem Betriebsarzt / der Betriebsärztin (soweit vorhanden)
• einem Mitglied des Betriebsrates (soweit vorhanden) und/oder einer weiteren Interessenvertretung, und
• einem Mitglied der Schwerbehindertenvertretung (soweit vorhanden).

Je nach Lage des Einzelfalls können an dem Verfahren dann noch weitere Personen beteiligt werden, wie beispielsweise der oder die Vorgesetzte der BEM-berechtigten Person oder auch eine vom Beschäftigten frei gewählte „Vertrauensperson“, deren Mitwirkung gemäß § 167 Abs. 2 Satz 2 SGB IX verlangt werden kann.

In der Praxis ist es üblich, dass die Arbeitgeberin oder der Arbeitgeber eine im Betrieb anerkannte Person (eher selten eine externe Fachkraft) mit der konkreten Durchführung des BEM beauftragt (zum Beispiel die oder den direkten Vorgesetzten der BEM-berechtigten Person oder eine Vertreter/in der Personalabteilung oder des Betriebsrats). Die oder der BEM-Verantwortliche* kümmert sich im Auftrag des Unternehmens um den BEM-Prozess. Die oder der BEM-Verantwortliche kann das BEM alleine managen oder Teil eines größeren BEM-Teams sein.

Da es sich bei dem Betrieblichen Eingliederungsverfahren um einen „ergebnisoffenen Suchprozess“ nach Möglichkeiten handelt, das Arbeitsverhältnis einer BEM-betroffenen Person zu sichern und fortsetzen zu können, gibt es im Gesetz kein festgelegtes Ende dieses Verfahrens. Daher endet ein Betriebliches Eingliederungsmanagement in der Praxis (erst) dann, wenn entweder eine geeignete Möglichkeit gefunden und umgesetzt wurde, das Arbeitsverhältnis zu sichern, oder wenn deutlich wird, dass keine Möglichkeiten bestehen, das Arbeitsverhältnis an die bestehenden gesundheitlichen Einschränkungen des Betroffenen anzupassen. Darüber hinaus endet eine begonnenes BEM auch dann, wenn der Beschäftigte die weitere Durchführung des Verfahrens ernsthaft und abschließend verweigert.

Die Personalabteilung ist häufig für die Erfassung und Weitergabe der krankheitsbedingten Fehlzeiten zuständig, da dies die Grundlage für die Entscheidung ist, ob ein BEM eingeleitet werden muss. Daher sind hier der Personalabteilung auch die Namen der Mitarbeitenden bekannt, welche einen Anspruch auf ein BEM haben.

Die Gestaltung der BEM-Akte muss transparent sein und darf sich ausschließlich auf den mit dem BEM verbundenen Zweck beschränken. Die BEM-Akte muss getrennt von der Personalakte aufbewahrt werden und durch besondere Maßnahmen vor unberechtigten Zugriffen geschützt werden.

Diese Daten dürfen in die Personalakte:

• Einladung zum BEM (mit Datum)
• Rückmeldung zum BEM (Einverständnis oder Ablehnung)
• ggf. BEM-Maßnahmen
• Beendigungsdatum des BEM

Diese Daten gehören in die BEM-Akte:

• personenbezogene Diagnosen und
• konkrete Leistungseinschränkungen.

Alle Personen, die berechtigten Zugang zur BEM-Akte haben, müssen eine Verschwiegenheitserklärung abgeben.

• GAW gemeinnützige Gesellschaft für Arbeitsfähigkeit und Wohlbefinden mbH: www.bempsy.de
• Deutsche Rentenversicherung (DRV): Leitfaden zum Betrieblichen Eingliederungsmanagement (BEM)
• Deutsche Gesetzliche Unfallversicherung (DGUV): Betriebliches Eingliederungsmanagement - BEM Orientierungshilfe für die praktische Umsetzung
• Institut der deutschen Wirtschaft Köln e.V.: www.rehadat.de