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Transparenz im Unternehmen - wie Firmen mehr Vertrauen schaffen

Lesedauer unter 6 Minuten

Redaktion

  • Tobias Stock (Agile Coach in der Innovationsabteilung BARMER.i)

Transparenz schafft Vertrauen und ist damit eine wichtige Grundlage für nachhaltigen, langfristigen Unternehmenserfolg. Bevor Transparenz nach außen glaubwürdig gelingt, muss sie in der Unternehmenskultur verankert werden. Dafür gibt es zahlreiche Ansatzpunkt von der Fehlerkultur über den Führungsstil bis hin zum Umgang mit Erfolgskennzahlen.

Transparenz zählt zu den wichtigsten Erfolgskriterien für Unternehmen. Kundinnen und Kunden, die Dienstleistungen von Unternehmen in Anspruch nehmen oder deren Produkte kaufen, erwarten im Gegenzug Transparenz und Offenheit, wie eine Umfrage zur Kundenerwartung des EHI Retail Institutes aus dem Jahr 2021 zeigte. Auch Beschäftigte fühlen sich wohler in Unternehmen, denen sie vertrauen können – gerade in unsicheren Zeiten wie diesen ein wichtiger Wettbewerbsvorteil.

Transparenz als Teil der Unternehmenskultur

Wenn Transparenz bereits nach innen in der Unternehmenskultur verankert ist, wenn Lernen und Entwicklung zur Organisations-DNA gehören und Transparenz nicht als Kontroll- und Machtinstrument, sondern als Chance gesehen wird, um interne Abläufe zu verbessern und Potenziale voll auszuschöpfen, dann gelingt der Aufbau von Transparenz nach außen umso einfacher. Dabei ist es nicht notwendig, die gesamte Unternehmensstruktur umzukrempeln, sondern sich der Frage zu stellen, welche Bereiche des Unternehmens sich gezielt transparenter gestalten lassen.

Tobias Stock

Tobias Stock, Agile Coach in der Innovationsabteilung BARMER.i

Damit die Mitarbeitenden den Veränderungen positiv gegenüberstehen, zählt es zu den Aufgaben der Führungskräfte, alle Hintergründe und Ziele der angestrebten Transparenz darzulegen und selbst offen und transparent zu kommunizieren. Nur mit dem gegenseitigen Vertrauen, dass Transparenz nicht bedeutet, die berufliche Integrität sowie alle privaten Informationen und Kommunikationen ungehemmt offen zu legen, steigt die Akzeptanz für anstehende Veränderungen und Betroffene werden zu Beteiligten. Die Verankerung von Transparenz und der Vertrauensaufbau gelingt jedoch nicht von heute auf morgen, er ist abhängig von der bestehenden Kultur. Es ist ein stetiger Prozess, der jede Menge Zeit und Arbeit, Beharrlichkeit und Geduld in Anspruch nimmt, für den sich aber jede Mühe lohnt.

Offener Austausch fördert vertrauensvolle Beziehungen

Eine offene und transparente Kommunikationskultur sorgt dafür, dass eine vertrauensvolle Beziehung zwischen Kolleginnen und Kollegen sowie den Führungskräften und ihren Mitarbeitenden entstehen kann. Das damit verbundene Gefühl von Sicherheit bildet die Basis für ein selbstorganisiertes Arbeiten, kritische Nachfragen und den Mut, Fehler zu begehen. Transparenz bedeutet also auch, eine Fehlerkultur zu entwickeln, die Fehler nicht als Schwäche, sondern als essenziellen Bestandteil der Problemlösung ansieht. Um unbekannte Probleme und neue Aufgaben zu lösen, ist es oft sogar notwendig, in frühen Phasen schnell „Fehler“ zu machen. Das Eingestehen von Fehlern ist dabei enorm wichtig, ist es doch die Voraussetzung, aus diesen schnell zu lernen und zusätzliches Vertrauen auf allen Seiten zu schaffen. Grundsätzlich gilt, je vertrauensvoller und offener die Arbeitsatmosphäre, umso zufriedener, motivierter und loyaler sind die Mitarbeitenden.

Eine transparente Unternehmenskultur stärkt aber nicht nur das Verhältnis und den Dialog zwischen Kolleginnen und Kollegen sowie den Führungskräften und ihren Mitarbeitenden, sondern erhöht zugleich die Chance auf Kollaborationen, die dem Erreichen der Unternehmensziele dienlich sind. Auch Konflikte und Probleme innerhalb eines Teams gilt es mittels transparenter Strukturen zu identifizieren. Denn nur offengelegte Konflikte und Probleme können gelöst, die Teamfähigkeit wiederhergestellt und eine gute und erfolgreiche Zusammenarbeit gewährleistet werden.

Klare Ziele und Erwartungen sorgen für Orientierung

Transparenz in Form von Dashboards, KPIs oder anderen Kennzahlen kann einzelnen Teams dabei helfen, selbstorganisiert zu arbeiten, gute Entscheidungen zu treffen, Probleme zu identifizieren und zu lösen. Denn Transparenz bedeutet eigentlich nichts anderes als Messbarkeit und Vergleichbarkeit sowie die daraus abgeleitete Möglichkeit, Abläufe und Herangehensweisen zu adaptieren und zu verbessern. Ein Weg in Unternehmen, die Planung, den Fortschritt sowie die Ergebnisse von Initiativen und Strategien transparent zu machen, ist das Arbeiten mit OKR (Objectivs and Key Results). OKR ist eine ganzheitliche Methode zum Managen von Zielen und Ergebniskennzahlen, bei der jedem Ziel messbare Schlüsselergebnisse zugeordnet werden. Auf diese Weise können Unternehmensaktivitäten verfolgt, Abstimmungsprozesse beschleunigt, die Ressourcenplanung vereinfacht und die Selbstorganisation gefördert werden.

Doch bei Transparenz geht es nicht allein um die Verbesserung von Kennzahlen, sondern um das „Warum“. Vielen Mitarbeitenden ist der Zusammenhang zwischen den Unternehmenszielen und ihren alltäglichen Aufgaben nicht immer klar. Dabei ist das Bewusstsein über die Rolle innerhalb des Unternehmens eng an die Motivation und Zufriedenheit der Mitarbeitenden geknüpft. Die Unternehmensziele sollten daher so konkret wie möglich definiert, persönliche Zielvorgaben davon abgeleitet, Verantwortungsbereiche beschrieben sowie Rollen und Rollenerwartungen begründet werden. Ein klares Verständnis über die Ziele und Wege vereinfacht außerdem die Abgabe von Verantwortung und den Aufbau einer hierarchieunabhängigen Bindung innerhalb des Unternehmens.

Wissen im Unternehmen allen zugänglich machen

In einer transparenten Unternehmenskultur befinden sich idealerweise alle Teammitglieder auf demselben Wissensstand. Mit wachsender Unternehmensgröße wird es jedoch zunehmend schwieriger, einen konstanten Informationsaustausch zwischen den Mitarbeitenden und der Führungsebene zu gewährleisten. Um nicht zu riskieren, dass der Flurfunk ungewollt zu einem der wichtigsten Informationskanäle heranwächst, ist es daher zwingend erforderlich, Wissen transparent zu dokumentieren und den Zugang zu diesem für alle Mitarbeitenden gleichermaßen zu gewährleisten. Auf diese Weise wird Wissen von Personen unabhängiger und geht bei dem Ausscheiden dieser aus dem Unternehmen nicht automatisch und unwiederbringlich verloren. Die Etablierung einer Wissensdatenbank und das Teilen von Informationen als Normalität können dabei erste Schritte in Richtung Transparenz bedeuten. Liegt die Informationshoheit dagegen bei der Führungskraft, entwickelt sich eine Befehl-Kontroll-Hierarchie, die schnelles und flexibles Reagieren auf unvorhergesehene Marktveränderungen nahezu unmöglich macht.

Eine Gruppe vor einem Versuchsaufbau

Führungskräfte sollten die Mitarbeitenden des Teams außerdem an Entscheidungsprozessen teilhaben lassen und sie gegebenenfalls integrieren. Das erhöht nicht nur die Wertschätzung und das Vertrauen untereinander, sondern hilft vor allem dabei, Entscheidungen besser nachvollziehen und sich mit ihnen identifizieren zu können. Denn erst mit dem Verständnis dafür, wie und warum Entscheidungen getroffen werden, ergibt sich die Sinnhaftigkeit der eigenen Arbeit und die Motivation für diese. Und manchmal ergeben sich dadurch ganz nebenbei sogar noch neue, bessere Lösungen.

Führungskräfte sollten Transparenz vorleben

Wenn Transparenz unternehmensweit verankert werden soll, muss diese fester Bestandteil der Unternehmensführung sein. Eine Kernaufgabe von Führungskräften besteht deshalb darin, Vertrauen im eigenen Umfeld und Team aufzubauen und zu stärken, mit Vorurteilen aufzuräumen und den Mitarbeitenden die Ängste vor den Konsequenzen zusätzlicher Transparenz oder vor Fehlern zu nehmen. Denn transparente Kommunikation heißt auch, für die Anliegen der Mitarbeitenden offen zu sein und die Themen aufzugreifen, die das Team beschäftigen.

Für viele Führungskräfte ist diese Rollenveränderung von großer Unsicherheit sowie der Sorge geprägt, Macht und Kontrolle einzubüßen. Dabei bedeutet ein Plus an Transparenz nicht den Verlust von Führung. Nicht weniger Führung geht mit Transparenz einher – eher das Gegenteil ist der Fall – diese ändert sich aber hin zu einer sehr differenzierten unterstützenden und befähigenden Führung. Sollten die Unsicherheiten dennoch überwiegen, ist es ratsam, professionelle Prozessbegleiter und -begleiterinnen oder Coaches bei der Umstellung zu mehr Transparenz hinzuzuziehen.

Transparenz bei der Barmer

Welche Ansätze gibt es konkret, um Transparenz im Unternehmen zu fördern? Und wie geht die Barmer mit dem Thema um? Erfahren Sie mehr zur Transparenz bei der Barmer.