Ein Arzt und eine Ärztin mit Tablet auf der Galerie eines Krankenhauses
eCare

Antworten auf häufige Fragen zur elektronischen Patientenakte für Ärztinnen und Ärzte

Lesedauer unter 11 Minuten

Autor

  • Barmer Internetredaktion

Qualitätssicherung

  • Bérengère Codjo
  • Laura Fenger (Barmer)

Mit der elektronischen Patientenakte können Patientinnen und Patienten ihre Gesundheitsdokumente sicher digital organisieren. Sie können diese mit Leistungserbringern wie z.B. Arztpraxen teilen und weitere Dokumente einstellen lassen. Der digitale Austausch ermöglicht einen leichteren Überblick über die Gesundheitshistorie und unterstützt so die Behandlung. 

Die elektronische Patientenakte ist eine digitale Plattform für die Dokumentation und den Austausch von Gesundheitsdaten. Sie wird Versicherten von den gesetzlichen Krankenkassen zur Verfügung gestellt. Patientinnen und Patienten können damit ihre für die Behandlung relevanten Dokumente verwalten – freiwillig, sicher und lebenslang.

Patientinnen und Patienten können Arztpraxen, Zahnarztpraxen, Apotheken, Krankenhäusern sowie Therapeutinnen und Therapeuten Zugriff auf ihre gespeicherten Dokumente geben. Dadurch sollen Leistungserbringer leichter einen umfassenden Überblick über die Krankengeschichte gewinnen ohne Dokumente anfordern zu müssen.

Auch Gesundheitsdokumente wie der Impfpass, der Mutterpass und das Kinderuntersuchungsheft werden digital: Sie können nun von Arztpraxen als sogenannte Medizinische Informationsobjekte (MIOs) in elektronischen Patientenakten eingerichtet und gepflegt werden.

Über die Vertretungsfunktion können Patientinnen und Patienten Angehörigen Zugriff auf ihre elektronische Patientenakte geben. Dieses erleichtert die Unterstützung im Krankheitsfall.

Damit die ePA ihren Mehrwert für Leistungserbringer wie auch Patientinnen und Patienten entfalten kann, müssen die Daten gepflegt werden. Bei Patientinnen und Patienten liegt es, eine ePA einzurichten und ihre Behandelnden zu berechtigen. Diese wiederum müssen auf Wunsch der Patientinnen und Patienten Dokumente dort einstellen oder aktualisieren.

Infografik Zeitplan eCare
Infografik Zugriff eCare

Zugriff auf die elektronische Patientenakte haben neben der jeweiligen Patientin bzw. dem Patienten auch Leistungserbringer, die von ihnen dazu berechtigt wurden, Dokumente in der Akte einzusehen oder einzustellen. Patientinnen und Patienten können außerdem Vertretungen (z.B. vertraute Angehörige) hinterlegen, die auf ihre Akte zugreifen und ebenfalls Berechtigungen einstellen dürfen.

Krankenkassen sowie technischen Betreiber der elektronischen Patientenakten können die Daten in elektronischen Patientenakten nicht einsehen.

Für die elektronische Patientenakte gibt es zentrale Vorgaben, die von der gematik festgelegt werden. Dementsprechend haben die elektronischen Patientenakten aller gesetzlichen Krankenkassen dieselben Grundfunktionen und basieren auf denselben Sicherheitsstandards.

Die ePA-Apps können jedoch je nach Krankenkasse etwas unterschiedlich aussehen und ergänzende Zusatzfunktionen beinhalten.

So können Sie als Ärztin oder Arzt die ePA nutzen

Eine elektronische Patientenakte können sich alle gesetzlich versicherten Patientinnen und Patienten anlegen. Besonders stark profitieren von ihr diejenigen, die sich aufgrund schwerer, chronischer oder mehrerer Erkrankungen bei unterschiedlichen Praxen in Behandlung befinden. Durch das Speichern von Gesundheitsdokumenten in der ePA können diese leichter unterschiedlichen Behandelnden zur Verfügung gestellt werden. So kann z.B. ein Medikationsplan einen Überblick darüber geben, welche Medikamente eine Patientin bzw. ein Patient bereits einnimmt. 

Patientinnen und Patienten ohne digitalen Geräte
Wenn sich eine Patientin oder ein Patient zwar für die ePA interessiert, aber keine digitalen Geräte nutzt, empfehlen Sie gerne die "passive Nutzung". Dazu muss sich die Person über ihre Krankenkasse eine elektronische Patientenakte einrichten und eine PIN zur elektronischen Gesundheitskarte aushändigen lassen. Danach kann sie Praxen vor Ort für den Zugriff auf die ePA berechtigen. Ohne digitales Gerät kann die Patientin bzw. der Patient die Dokumente dann zwar nicht selbst einsehen und pflegen, aber berechtigte Leistungserbringer können wesentliche Dokumente wie z.B. einen Medikationsplan aktuell halten. Eine weitere Möglichkeit für diese Personengruppe ist es, die elektronische Patientenakte mit Hilfe eines vertrauten Angehörigen per App einzurichten und diesen dann als Vertretung zu hinterlegen. Der Vorteil dieser Regelung: Neben berechtigten Leistungserbringern kann auch der bzw. die Angehörige den Überblick über wichtige Gesundheitsinformationen behalten und so leichter unterstützen.

Infografik Zugang eCare

Sie erhalten den Zugang von Ihren Patientinnen und Patienten selbst. Diese können Ihre Praxis entweder über ihre Smartphone-App oder über eine ePA-Anwendung für PC und Laptop berechtigen. Beide Anwendungen ermöglichen es, sehr detailliert einzustellen, welcher Leistungserbringer welche Dokumente einsehen darf. Auch die Zugriffsdauer kann individuell eingestellt werden – für eine begrenzte Anzahl an Tagen oder bis auf Weiteres. 

Alternativ können Patientinnen und Patienten den Zugriff auch direkt in der Praxis mit Hilfe der elektronischen Gesundheitskarte und der dazugehörigen PIN einräumen. Dabei können sie jedoch weniger detailliert einstellen, welche Dokumente Ihre Praxis genau einsehen darf.

Die freigegebenen Dokumente können Sie schließlich über Ihr Praxisverwaltungssystem (PVS) oder Krankenhausinformationssystem (KIS) einsehen – unabhängig davon, bei welcher Krankenkasse Ihre Patientin oder Ihr Patient versichert ist. Auf diesem Weg können Sie auch weitere Dokumente einstellen. Apotheken haben über das Apothekenverwaltungssystem (AVS) Zugang zu den Dokumenten.

Arztpraxen mit gültigen Zugriffsrechten können Dokumente aus den elektronischen Patientenakten ihrer Patientinnen und Patienten löschen, zum Beispiel, um nicht mehr aktuelle Inhalte durch neue Versionen zu ersetzen.

Nein. Nur die Krankenkassen dürfen eine elektronische Patientenakte für ihre Versicherten anlegen. Sie können ihre Patientinnen und Patienten jedoch unterstützen, indem Sie behandlungsrelevante Gesundheitsdokumente in den elektronischen Patientenakten ablegen und aktualisieren.

Infografik Dokumente eCare

Damit die elektronische Patientenakte die Planung, Kontrolle und Dokumentation gesundheitsbezogener Maßnahmen transparenter und einfacher machen kann, sollten alle dafür relevanten Dokumente auch dort gespeichert sein. Dies betrifft nicht nur Unterlagen, die für die Behandlung des Patienten in der eigenen Praxis wichtig sind, sondern auch Daten, die für Kolleginnen und Kollegen oder andere Leistungserbringer wesentlich sein könnten. Dazu gehören unter anderem:

  • Der Medikationsplan für Patientinnen und Patienten, die drei oder mehr verschreibungspflichtige Medikamente gleichzeitig einnehmen.
  • Der Notfalldatensatz, der medizinische Daten wie Diagnosen, Allergien oder Unverträglichkeiten auflistet und, sofern diese vorhanden sind, Informationen zum Aufbewahrungsort von Dokumenten wie der Vorsorgevollmacht, Patientenverfügung oder der Erklärung zu Organ- und Gewebespenden enthalten kann.
  • Elektronische Arztbriefe (eArztbriefe), in denen wichtige Informationen zu Krankheitsabläufen dokumentiert sind und die mit Kollegen zum Beispiel im Fall einer Überweisung geteilt werden sollen.
  • Laborergebnisse, Therapie- und Behandlungsberichte, Befunde oder Diagnosen. Diese können auch in unstrukturierter Form, also zum Beispiel als PDF in die elektronische Patientenakte eingestellt werden.

Darüber hinaus können Sie als Ärztin oder Arzt auch bestimmte Gesundheitspässe in digitaler Form einstellen: Dazu gehören der digitale Impfpass, der digitale Mutterpass und das digitale Kinderuntersuchungsheft.

Zahnärztliche Praxen können für ihre Patientinnen und Patienten außerdem digitale Zahnbonushefte einstellen, in denen die Teilnahme an der Individualprophylaxe nach jeder Untersuchung dokumentiert wird.

Ändert sich etwas an bestehenden Dokumenten, müssen diese aktualisiert bzw. durch eine aktuelle Version ersetzt werden. Das kann zum Beispiel der Fall sein, wenn aufgrund einer neuen Verordnung ein neuer Medikationsplan erstellt wird oder es neue Untersuchungsergebnisse gibt, die im digitalen Mutterpass festgehalten werden sollen.  

Impfpass, Mutterpass und Kinderuntersuchungsheft können in der elektronischen Patientenakte digital anstatt wie bisher in einem Papierdokument geführt werden. Patientinnen und Patienten können entscheiden, welche Dokumentation sie wünschen.

Vorteile der digitalen Pässe sind vor allem, dass sie per App jederzeit verfügbar sind und anders als Papierdokumente nicht mehr verloren gehen können. Jedoch gibt es auch noch einige Einschränkungen, die bei einer Entscheidung berücksichtigt werden sollten: So kann der digitale Impfpass noch nicht als internationaler Impfnachweis genutzt werden und auf den digitalen Mutterpass haben viele Hebammen noch keinen Zugriff.

Als Arztpraxis, Krankenhaus oder Apotheke können Sie Ihren Patientinnen und Patienten einen digitalen Impfpass in die elektronischen Patientenakte einstellen. Voraussetzung dafür ist, dass Sie über die dafür notwendigen Zugriffsrechte und Software-Updates verfügen.

Sie können Impfungen aus dem alten Papierimpfpass übertragen und neue Impfungen im digitalen Impfpass dokumentieren. Alle Impfungen inklusive Impfungen gegen COVID-19 können eingetragen werden. So haben Kolleginnen und Kollegen aus anderen medizinischen Einrichtungen auch Zugang zu diesen wichtigen Informationen und können gegebenenfalls entsprechend handeln.

Patientinnen und Patienten können den Impfpass selbst nicht bearbeiten oder Einträge ändern. Sie haben aber jederzeit per App darauf Zugriff und müssen ihn nicht mehr zuhause suchen.  

Hinweis für Reisende: Bei der Einreise in bestimmte Länder müssen die Reisenden Impfungen nachweisen. Da der digitale Impfpass in der elektronischen Patientenakte noch nicht international anerkannt ist, benötigen sie hierfür weiterhin ihren Impfausweis aus Papier. Wir empfehlen deshalb, das Papierdokument weiterhin aufzubewahren und für Reisen relevante Impfungen dort eintragen zu lassen.

Ja. Für das erste Befüllen der Akte erhalten Ärztinnen und Ärzte einmalig 10 Euro. Krankenhäuser haben zudem einen Anspruch auf einen Zuschlag in Höhe von 5 Euro für den Eintrag von Daten, die im Rahmen der Krankenhausbehandlung entstanden sind. Patientinnen und Patienten haben einen Anspruch darauf, dass Ärztinnen und Ärzte ihre Akte befüllen.

Bitten Sie Ihre Patientin bzw. Ihren Patienten darum, in der ePA-App die Berechtigungseinstellungen des jeweiligen Dokumentes zu prüfen.

So können Ihre Patientinnen und Patienten die ePA nutzen

Patientinnen und Patienten können:

  • Gesundheitsdokumente in die ePA einstellen, löschen und diese lesen
  • Leistungserbringer wie z.B. Arztpraxen für den Zugriff auf ihre ePA berechtigen
  • Vertraute Menschen als Vertretungen für die ePA einrichten
  • Protokolle zur ePA einsehen und ePA-Einstellungen vornehmen
  • Zusatzfunktionen nutzen 

Alle Patientinnen und Patienten, die eine elektronische Patientenakte nutzen möchten, können sich bei ihrer Krankenkasse dafür registrieren. Die elektronische Patientenakte ist ein kostenloses und freiwilliges Angebot. Dementsprechend werden elektronische Patientenakten nur auf Wunsch der Patientinnen und Patienten eingerichtet.

Für Patientinnen und Patienten, die Fragen zur elektronischen Patientenakte der Barmer haben, bieten wir umfassende Informationen in unserem Online-Special.

Patientinnen und Patienten können die ePA-App auf ihrem Smartphone oder Tablet mit Android oder iOS installieren. Außerdem steht die ePA-App als Anwendung für PCs und Laptops zur Verfügung.

Ja, das ist möglich. Dafür müssen sich die Patientinnen und Patienten bei ihrer Krankenkasse melden. Um Ihre Praxis für den Zugriff zu berechtigen, benötigen diese Patientinnen und Patienten neben ihrer elektronischen Gesundheitskarte auch eine dazugehörige PIN.

Nein, das ist nicht zwangsläufig der Fall:

Eine NFC-fähige Karte wird nur dann benötigt, wenn sich eine Patientin bzw. ein Patient mit dieser in einer ePA-App einloggen möchte. Viele Krankenkassen bieten als Alternative jedoch auch einen sicheren Login ohne Gesundheitskarte an – das ist unter anderem vorteilhaft für Versicherte, deren Handys nicht NFC-fähig sind. Für die Erteilung von Freigaben über Kartenlesegeräte in Praxen brauchen Gesundheitskarten nicht NFC-fähig zu sein.

Eine PIN zur elektronischen Gesundheitskarte benötigen Patientinnen und Patienten, wenn sie sich in ihrer ePA-App oder ePA-PC-Anwendung mit ihrer Gesundheitskarte einloggen oder wenn sie Berechtigungen am über ein Kartenlesegerät in einer Praxis erteilen möchten.

Krankenkassen dürfen PINs zu elektronischen Gesundheitskarten nur nach vorheriger Identitätsprüfung ausgeben. Diese kann z.B. in einer Geschäftsstelle der Krankenkasse erfolgen, ist bei einigen Kassen jedoch auch digital möglich.

Mehr Informationen zur PIN-Ausgabe finden Versicherte der Barmer auf unserer Infoseite zur PIN für die elektronische Gesundheitskarte.

Patientinnen und Patienten können per App oder PC-Anwendung sehr detailliert bestimmten, welche medizinische Einrichtung auf welches Dokument wie lange zugreifen darf. So haben sie die Möglichkeit nur jene Dokumente sichtbar zu machen, die auch für diese Behandlung relevant sind.

Damit Sie sich als Ärztin oder Arzt ein umfassendes Bild machen können, wird Patientinnen und Patienten jedoch empfohlen, offen mit wichtigen Aspekten ihrer medizinischen Vorgeschichte umzugehen.

Einige wenige Zugriffskonstellationen sind grundsätzlich ausgeschlossen und können auch von Patientinnen und Patienten nicht angepasst werden. Bei diesen ist jedoch davon auszugehen, dass für den Behandlungsalltag keine Rolle spielen, sodass daraus keine Einschränkungen für Sie entstehen sollten.

Patientinnen und Patienten können jederzeit über ihre ePA-App Dokumente aus ihrer elektronischen Patientenakte löschen: sowohl diejenigen, die sie selbst hochgeladen haben als auch diejenigen, die von einem Arzt oder anderen Leistungserbringer eingestellt wurden.

Patientinnen und Patienten können ihre elektronische Patientenakte jederzeit über ihre ePA-App oder direkt bei ihrer Krankenkasse kündigen. Die ePA wird dann nach einer Kündigungsfrist komplett gelöscht.

Sicherheit und zum Datenschutz bei der ePA

Die elektronischen Patientenakte der Barmer ist mehr als ein digitaler Ordner. Sie bietet weitere Funktionen, um Patientinnen und Patienten beim Management ihrer Gesundheit zu unterstützen:

  • Mediplaner: Mit dem Mediplaner können Patientinnen und Patienten eine Medikamentenliste erstellen – auch wenn sie keinen Medikationsplan haben. An die Einnahme der eingetragenen Medikamente können sie sich erinnern lassen.
  • Gesundheitspässe: Patientinnen und Patienten können Fotos beliebiger Gesundheitspässe abspeichern, wie z.B. des Röntgenpasses, Brillenpasses und Allergiepasses.
  • Notfallpass: Für die Erstellung eines Notfallpasses können Patientinnen und Patienten entweder Daten aus einem hinterlegten Notfalldatensatz übernehmen und oder den Pass selbst befüllen. Den fertigen Notfallpass können sie ausdrucken, sodass dieser im Notfall einfach zugänglich ist.
  • Schwangerschafts-Begleiter: Diese Zusatzfunktion unterstützt Schwangere mit hilfreichen Informationen und Checklisten. Zusätzlich erklärt ein Glossar die wichtigsten Begriffe aus dem Mutterpass.
  • Gesundheitsnachrichten: Mit den Gesundheitsnachrichten können sich Versicherte Infos und Tipps für ein gesundes Leben anzeigen lassen.

Viele Antworten auf Fragen zur eCare finden Sie in unserem eCare-FAQ. Gerne können Sie sich auch direkt an uns wenden. Alle Möglichkeiten zur Kontaktaufnahmen finden Sie auf unserer Kontaktübersicht.

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