Was versteht man unter steuerlichen Reisekosten?
Gemäß § 3 Nummer 13, 16 EStG, § 9 Absatz 4a EStG können beruflich bedingte Reisekosten vom Unternehmen steuerfrei gezahlt oder vom Arbeitnehmer bzw. von der Arbeitnehmerin als Werbungskosten angesetzt werden.
Der steuerliche Reisekostenbegriff umfasst Fahrtkosten, Verpflegungsmehraufwendungen, die Kosten für Übernachtung sowie Reisenebenkosten, die anlässlich einer beruflichen Auswärtstätigkeit anfallen. Eine Auswärtstätigkeit liegt vor, wenn Beschäftigte außerhalb ihrer Wohnung und ersten Tätigkeitsstätte vorübergehend tätig werden. Arbeitnehmende können jeweils nur eine erste Tätigkeitsstätte haben.
Reisekosten und Verpflegungskosten
Erhält der Arbeitnehmer bzw. die Arbeitnehmerin während einer Auswärtstätigkeit vom Unternehmen Mahlzeiten zur üblichen Beköstigung, sind diese als Arbeitslohn grundsätzlich mit dem amtlichen Sachbezugswert (Sachbezüge) anzusetzen (2023 für ein Frühstück 2,00 Euro bzw. für ein Mittag- oder Abendessen 3,80 Euro).
Dies gilt nicht, wenn Beschäftigte Anspruch auf die Pauschbeträge für Verpflegungsmehraufwendungen in Höhe von 14 Euro beziehungsweise 28 Euro haben. In diesem Fall wird auf die Versteuerung der Mahlzeit verzichtet. Dagegen werden die Pauschbeträge für Verpflegungsmehraufwendungen gekürzt (bei einem gewährten Frühstück Kürzung um 5,60 Euro beziehungsweise bei einem gewährten Mittag- oder Abendessen um 11,20 Euro).
Ab 2024 sollen die Pauschbeträge für Verpflegungsmehraufwendungen von 14 Euro auf 15 Euro bzw. von 28 Euro auf 30 Euro angehoben werden (Änderungen Wachstumschancengesetz). Die Kürzung erfolgt dann bei einem gewährten Frühstück um 6 Euro bzw. bei einer Mittagsmahlzeit oder einem Abendessen um 12 Euro.
Keine Versteuerung erfolgt auch für solche Mahlzeiten, die Arbeitnehmende während einer Auswärtstätigkeit erhalten, weil sie an einer Kundenbewirtung durch das Unternehmen teilgenommen haben.
Auslandsreisekosten und Reisekosten
Auch beruflich bedingte Auslands-Reisekosten können steuerlich berücksichtigt werden. Für den Abzug von Verpflegungsmehraufwendungen und den Ansatz von Übernachtungskosten bei Auslandsauswärtstätigkeiten gelten je nach aufgesuchtem Land unterschiedliche Pauschbeträge, die jeweils vom Bundesministerium für Finanzen im Bundessteuerblatt Teil I veröffentlicht werden.
Während Arbeitgeber als Übernachtungskosten die Pauschale steuerfrei zahlen können, ist deren Ansatz für den Werbungskostenabzug nicht möglich. Auch Sozialleistungsträger übernehmen Reisekosten bei Rehabilitationsmaßnahmen.